G Suite for Education, tutte le novità e le nuove app

Trovi qui i materiali del workshop sull’utilizzo avanzato di G Suite for Education che si è svolto all’IC San Pietro in Casale giovedì 13 settembre 2018, all’interno dell’evento Google for Education: buone pratiche e formazione.

La descrizione sottostante è una rielaborazione del percorso svolto insieme; i link inseriti nel testo rimandano a risorse e guide, presenti in questo blog o come allegati di Drive.

Vantaggi di accedere a Chrome

Abbiamo analizzato la differenza tra accedere a Google e accedere a Chrome, valutando i vantaggi della seconda procedura: essa ci permette di portare con noi una sorta di valigetta degli attrezzi digitali su qualunque computer utilizziamo, senza bisogno di installare nulla, ma semplicemente facendo l’accesso con le nostre credenziali.

In particolare, portiamo sempre con noi:

  • i preferiti che abbiamo salvato, ed eventualmente organizzato in cartelle e sottocartelle
  • le estensioni che abbiamo installato precedentemente, anche su altri computer: compaiono automaticamente dopo l’accesso, senza bisogno di essere reinstallate
  • le password salvate
  • la cronologia
  • le impostazioni di Chrome

La possibilità di avere sempre con noi tutto questo bagaglio digitale, comporta d’altra parte la necessità di non dimenticarsi di rimuovere il nostro utente al termine dell’utilizzo di un computer che non sia il nostro: diversamente lasceremmo a chi viene dopo di noi le porte spalancate su tutta la nostra attività svolta con quell’account.

Estensioni: micro-programmi sempre a portata di mano

Con una panoramica del Chrome Web Store, abbiamo visto come si cerca, installa e utilizza un’estensione di Chrome. Abbiamo quindi provato ad utilizzare alcune estensioni dalle funzionalità abbastanza semplici, che possono farci risparmiare tempo in alcune operazioni di base per le nostre attività didattiche.

Gestione centralizzata delle impostazioni di Chrome

Se i vantaggi visti finora con l’accesso a Chrome valgono per tutti gli account Google, anche i Gmail personali, l’utilizzo degli account G Suite for Education permette una gestione centralizzata e differenziata degli account che facilita la predisposizione di impostazioni predefinite. Dalla console di amministrazione di G Suite, infatti, è possibile settare chirurgicamente una serie di impostazioni, differenziate per organizzazioni (cioè categorie di utenti del nostro dominio), che possono risultare molto utili.

Abbiamo visto ad esempio possiamo far trovare già installate negli account degli studenti le estensioni di uso più comune, una cartella di preferiti, una home page preimpostata, addirittura bloccare l’accesso ad alcuni siti o forzare l’apertura di altri da noi scelti ad ogni accesso. Tutto questo senza la necessità di fare nulla da parte degli utenti. Lo stesso discorso vale naturalmente anche per i docenti e per ogni categoria di utenti che si trovi nel nostro dominio.

Posta elettronica

G Suite ci offre numerose applicazioni per la gestione delle comunicazioni, interne e non. Prima e più tradizionale la mail, con il client Gmail (rinominato Posta per gli utenti G Suite). Alle funzioni più classiche si sono aggiunte negli ultimi mesi nuove possibilità di gestire in modo efficace il flusso di lavoro. Le sperimentazioni in questo senso nel client di posta Inbox (disponibile da tempo anche su G Suite) sono lentamente travasate in Gmail, in particolare con l’aggiornamento di aprile 2018. Ora che è stato annunciato il termine dello sviluppo di Inbox, le sue funzionalità più interessanti sono ormai definitivamente parte di Gmail.

Tra le innovazioni più utili troviamo la possibilità di posticipare le email ricevute, oltre ad una serie di altre azioni di uso comune ora raggiungibili da semplici icone in linea anziché da voci di menu. L’integrazione in-app con Calendar, Keep e Tasks poi ci permette di creare eventi di calendario, salvare nelle note o aggiungere alla lista dei nostri todo i contenuti di una mail ricevuta senza dover passare alla nuova applicazione relativa, ma rimanendo all’interno del client di posta.

Comunicazione e messaggi

Per quanto riguarda la comunicazione in stile chat, G Suite offre una serie di strumenti variegati, e in parte sovrapponentisi. Hangouts, con le sue costole Chat e Meet, permette di gestire chat individuali, di gruppo, videochiamate e riunioni in videoconferenza in modo piuttosto avanzato. Gli stessi documenti di Drive offrono la possibilità di una chat in-app, da poter utilizzare in modo sincrono mentre si lavora a più mani sul documento, senza dover uscire per utilizzare uno strumento apposito.

Altri strumenti, non nativamente pensati come chat, possono supportare una forma di comunicazione laterale rispetto ai documenti lavorati che integra le funzionalità di una chat più classica. I commenti all’interno di un documento di Drive, ad esempio, possono essere utilizzati come una sorta di chat asincrona (ricordiamo che la chat integrata nei documenti di Drive è attiva solo in modo sincrono, e solo da client web, non mobile), in quanto ne rimane traccia cronologica ripercorribile da tutti gli utenti. Un risultato analogo, ma più incentrato sull’editing del documento, si ottiene utilizzando la modalità Suggerimento anziché la più classica Modifica.

Alla luce di questa carrellata abbiamo osservato come oggi la distinzione classica tra strumenti di comunicazione sincroni e asincroni stia progressivamente perdendo di rilevanza: la mail, asincrona storica, diventa oggi quasi strumento sincrono se consultata via smartphone con la notifica istantanea. Acquista invece maggior significato la presenza o meno di un sistema di notifiche integrato: le app – anche web – che hanno la controparte mobile in grado di gestire le notifiche su smartphone e tablet possono essere trattate equivalentemente come real-time (sincrone o asincrone che siano), mentre quelle che non hanno questa possibilità diventano automaticamente strumenti di una comunicazione differita nel tempo.

Drive: permessi, proprietà, condivisioni

Fin dall’inizio Drive nasce con la duplice possibilità di memorizzare i nostri file nel cloud, e di offrire strumenti semplici ma potenti per gestire la collaborazione sullo stesso file a livelli diversificati. La gestione dei permessi di visualizzazione e scrittura, la condivisione istantanea dei file, la simultanea differenziazione di utenti che possono operare sul file in modo diverso, hanno il grande vantaggio di farci lavorare sempre su un solo file, permettendo a persone diverse (o gruppi) di visualizzare, modificare, condividere a loro volta la stessa risorsa.

Tutto il meccanismo di condivisione di Drive su basa su alcuni concetti fondamentali:

  • i permessi: sullo stesso file un utente può essere autorizzato alla sola visualizzazione, oppure alla modifica, con alcune varianti significative su queste due modalità fondamentali; lo stesso file può avere contemporaneamente utenti diversi con permessi diversi
  • la proprietà: un file ha un solo proprietario, l’utente che l’ha creato (o un altro utente a cui il primo ha trasferito la proprietà). Solo il proprietario ha veramente tutti i permessi su quel file. I collaboratori non hanno tutti i permessi di operare sul quel file (ad esempio non possono eliminarlo definitivamente anche per il proprietario)

File condivisi in Drive: problematicità

Nel tempo Drive ha perfezionato questi meccanismi, in particolare con la gestione dei permessi su intere cartelle, anziché su singoli file. In questo modo sono però stati introdotti meccanismi di lavoro che non sempre vanno incontro alle esigenze dei nostri flussi operativi. A volte creando problemi nel gestire la storia delle modifiche. Un file eliminato è ancora visibile dai collaboratori? Da quelli in scrittura? E da quelli in sola lettura? In questi casi avremo lo stesso comportamento se avevamo condiviso direttamente il file, piuttosto che se lo avessimo inserito all’interno di una cartella condivisa? Cambia il risultato se ad eliminare il file è stato l’autore o un collaboratore da lui aggiunto?

Al di là delle singole risposte a queste domande, è certo che non possiamo ricordare e gestire a memoria questi singoli comportamenti, in alcune occasioni. Dove il lavoro collaborativo è intenso e molto differenziato si creano situazioni che non possiamo ricostruire passo passo ad ogni cambiamento. Pensiamo ad una cartella di file condivisa inizialmente in scrittura con alcuni collaboratori. Successivamente viene condivisa in lettura con più colleghi per l’approvazione di documenti in Collegio Docenti. Infine viene resa accessibile tramite link per la pubblicazione sul sito web di istituto. Una volta eliminati dei file non più in uso, chi potrà ancora vederne una copia e chi no?

Drive del team: risposte ad alcuni problemi

I Drive del team nascono proprio con lo scopo preciso di rispondere in modo semplice ad alcune di queste problematiche. La situazione di lavoro in cui si rivelano utili è un team ristretto, in cui tutti hanno bisogno di avere gli stessi diritti sui file. Il lavoro di un membro può essere proseguito dall’altro senza restrizioni, e la rotazione dei membri non modifica il flusso di lavoro del team. Esempio a scuola: una commissione di lavoro, i cui prodotti vengono approvati dal Collegio docenti e restano poi a disposizione di tutti i docenti dell’istituto.

Nel Drive del team la condivisione è a monte: chi fa parte del team di lavoro ha tutti i permessi su file e cartelle. Il concetto di proprietà è diverso rispetto a quanto accade nel Drive tradizionale (Il mio Drive). Nessuno è proprietario, perché l’organizzazione – il nostro Istituto – diventa proprietaria dei file. Allo stesso tempo però tutti i collaboratori hanno pieni permessi come se fossero proprietari.

Il vantaggio si nota quando un membro del team deve lasciarlo: i file del Drive del team su cui ha lavorato – anche quelli creati da lui – non essendo di sua proprietà restano a disposizione di tutti, perfino se eliminiamo il suo account. Dal momento che tutti i collaboratori hanno permessi completi, quando un membro del team elimina un file, lo sta eliminando per tutti. Senza quindi lasciare strascichi di file che alcuni visualizzano in una cartella ed altri no (situazione che ne Il mio Drive è possibile a certe condizioni).

Flussi di lavoro: integrazione tra app

Abbiamo scorso un primo esempio di flusso di lavoro avanzato, che integra modelli di informativa realizzati in Google Documenti, un foglio di lavoro predisposto in Google Fogli per l’inserimento dei nominativi dei nuovi account, e le funzionalità di un componente aggiuntivo come Autocrat.

Siamo partiti da un esempio – che può servire però da spunto per situazioni anche molto diverse: l’inserimento massivo di molti nuovi utenti nella piattaforma G Suite, che siano docenti, alunni o chiunque altro.

La creazione di un foglio di lavoro con diversi modelli preimpostati, e formule di calcolo e testuali adeguate, ci permette di inserire semplicemente – magari con copia/incolla da altro file predisposto dalla Segreteria o preso dal Registro elettronico – nome e cognome delle persone di cui vogliamo creare l’account; nei fogli successivi troveremo già pronto tutto quanto ci serve per vari scopi. Un foglio per esportare il file in formato .csv che poi caricheremo nella Console di amministrazione. Un foglio per eventuale stampa delle credenziali.

Inseriamo un componente aggiuntivo: Autocrat

Un altro foglio sfrutta le potenzialità del componente aggiuntivo Autocrat. Con un semplice click (ovviamente dopo aver speso un po’ di tempo ad impostare tutto correttamente al primo utilizzo) possiamo creare le informative. Queste partono da un modello creato in Google Documenti con istruzioni per l’uso e note sulla privacy, e vengono personalizzate da Autocrat. Il componente aggiuntivo inserisce nome utente, credenziali ed eventualmente inviate ad un indirizzo email personale lasciato dall’utente stesso.

Per una panoramica su questo processo e il reperimento di alcuni file esemplificativi rimando al post Creare account G Suite e al successivo aggiornamento del file, essendo cambiato il template che Google richiede per l’inserimento massivo degli utenti sulla Console di amministrazione.

Per installare Autocrat apriamo un foglio di lavoro Google, scegliamo il menu Componenti aggiuntivi -> Installa componenti aggiuntivi, digitiamo nel campo di ricerca Autocrat lo installiamo. Una scorsa tra le schermate di configurazione (che sono passaggi guidati e sequenziali) dovrebbe essere sufficiente per orientarsi sulle potenzialità che offre.

Flussi di lavoro: prima e dopo un testo con Google Documenti

Partiamo dalla fonte. Se vogliamo lavorare su un testo di letteratura non più coperto da copyright, troviamo solitamente online quanto ci serve sui siti di risorse libere. Non sempre però è semplice fare un copia/incolla di un brano da un sito web, per la struttura stessa dei siti, e spesso perdiamo più tempo a risistemare quel testo che a scriverlo da capo. Ci viene in aiuto l’estensione Evernote web clipper, che ci aiuta ad ottenere testo piano da qualunque sito web.

Se invece abbiamo a disposizione un testo cartaceo, possiamo utilizzare Google Keep. Creiamo una nuova nota da un dispositivo mobile, fotografiamo la pagina che ci serve e dal menu utilizziamo la voce Recupera testo immagine. Sotto la nota troveremo il testo ricavato dalla foto, con una precisione molto migliore dei vecchi software OCR. Possiamo utilizzare questo testo per un copia/incolla, o ancor meglio utilizzare la voce di menu Copia in Documenti Google. Viene così creato nel nostro Drive un documento con lo stesso titolo della nota, e come contenuto il testo ricavato dall’immagine.

Ora che abbiamo il documento su Drive, possiamo condividerlo con gli studenti, meglio ancora se con Classroom. Avremo maggiore organizzazione, e soprattutto la possibilità di creare in automatico una copia per ogni studente.

Estensioni come software assistivo

E se uno dei nostri alunni ha bisogno di software assistivo, ad esempio la lettura ad alta voce del testo? Esistono programmi gratuiti o a pagamento, più o meno ricchi di funzionalità e con voci variamente espressive, ma dobbiamo comunque installarli. Oppure possiamo utilizzare Read&Write, un’estensione per Chrome che fa al caso nostro. Tra le varie funzionalità troviamo la lettura dello schermo, o di un testo selezionato. Molto interessante la creazione automatica di un file audio in formato .mp3 con la lettura ad alta voce del testo. Una volta scaricato, possiamo caricarlo in Drive o aggiungerlo tra i materiali di Classroom. Grazie ai player integrati di Drive bastano un doppio click e un paio di cuffiette per usufruire dell’aiuto assistivo, senza installare nulla sul computer.

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