Organizzare Gmail #5: utilizzare i filtri

Riceviamo molte email ogni giorno, e non abbiamo il tempo di gestire manualmente tutti i messaggi in ingresso: i filtri di Gmail ci vengono in aiuto. Impostando correttamente i filtri possiamo automatizzare molti processi sulla posta in entrata. Puoi consultare la guida di Google per un primo sguardo alle funzionalità offerte dai filtri di Gmail.

Nella puntata precedente abbiamo esplorato un’altra funzionalità per mantenere organizzato Gmail: le etichette. In questo articolo vedremo come creare filtri per eliminare automaticamente messaggi indesiderati, e per organizzare gli altri in modo efficace.

Cos’è un filtro

Il filtro in Gmail attiva un’operazione che, come suggerisce il termine, avviene al momento della ricezione delle email. Ma, a differenza di quanto possiamo pensare, non serve solo a selezionare quali email possono entrare nella casella di posta e quali no. Il funzionamento dei filtri è molto più articolato: cerchiamo di capirne la logica.

Quando creiamo un filtro, impostiamo un criterio di verifica delle email: ad esempio, vogliamo controllare se la mail proviene da una specifica mailing list. Se la mail non soddisfa il criterio – non proviene da quella mailing list – il suo percorso non subisce variazioni. La ritroviamo nella casella Posta in arrivo come sempre. Se invece soddisfa il criterio, Gmail compie su quella email le operazioni da noi impostate: ad esempio, applica un’etichetta e la archivia. Possiamo applicare numerose impostazioni di tipo diverso, anche combinandole: è quanto vedremo tra poco.

Se è vero quindi che il filtro agisce alla ricezione dell’email, la sua azione non si limita a permetterne o meno l’ingresso. In base ai criteri che scegliamo, il filtro agisce sul percorso successivo dell’email, permettendoci di organizzare la nostra casella di posta in modo anche molto raffinato. Ma vediamo qualche esempio.

Le prove che faremo qui di seguito modificano il comportamento della tua casella di posta, e potrebbero portarti ad eliminare alcuni messaggi. È quindi consigliabile, al termine delle prove, eliminare i filtri creati. Inoltre, effettua le prove su email non più importanti, meglio ancora su email di test che puoi inviare a te stesso.

Creiamo il primo filtro

Come per le altre funzionalità di Gmail, le impostazioni riguardanti i filtri si possono raggiungere in diversi modi dall’interfaccia web. Partiamo con il più semplice, creando il nostro primo filtro. Al momento non ci soffermiamo ad analizzare tutte le impostazioni, lo faremo più tardi. Ci concentriamo sulla procedura, fornendo solo i dati indispensabili.

Il filtro che vogliamo creare funziona in questo modo: verifica se l’email proviene da un mittente specifico, e in caso affermativo contrassegna l’email come Speciale. Scegli dunque un mittente a tuo piacere per fare questa prova. Se disponi di più indirizzi email, il mittente può essere l’indirizzo di posta di un altro tuo account. In questo modo potrai fare qualche prova e verificare in diretta il funzionamento del filtro.

Apri Gmail e cerca un’email proveniente dal mittente che hai scelto per la prova: selezionala con il quadratino ad inizio riga. Nelle icone del menu orizzontale, in alto, clicca i tre puntini verticali, quindi scegli Filtra i messaggi di questo tipo:

Gmail: crea filtro

Si apre la scheda per impostare il criterio del filtro. Verifica che nel campo Da compaia l’indirizzo email che hai scelto per la prova; altrimenti, scrivilo tu. Tutti gli altri campi devono essere vuoti.

Scheda di ricerca

Clicca ora su Crea filtro. A questo punto compare la schermata in cui impostare l’azione da compiere sulle email filtrate:

Scheda per la scelta delle azioni

Per questa prima prova scegliamo Aggiungi a speciali, quindi clicchiamo su Crea filtro. Vediamo una breve notifica in basso a destra che ci informa che il filtro è stato creato.

D’ora in poi tutte le email in ingresso verranno verificate in base al nuovo filtro. Se corrispondono al criterio impostato (ad esempio, il mittente che abbiamo indicato), Gmail le contrassegnerà come Speciali.

Impostare il criterio per il filtro

Come avrai notato sopra, quando apriamo la schermata per impostare il criterio del filtro non la troviamo vuota: almeno un campo è già compilato. Gmail analizza quale email che abbiamo selezionato, e tiene conto del nostro modo abituale di lavorare con la posta. In base a questi dati tenta di indovinare il criterio che vogliamo utilizzare per impostare il filtro. Il campo che troviamo già completato è il risultato di questa analisi predittiva. Se il criterio ci soddisfa, possiamo tenere quello; diversamente possiamo modificarlo manualmente.

La scheda per impostare il criterio per il filtro è la stessa che utilizziamo per la funzione di ricerca di Gmail. Questo perché le due funzionalità condividono gran parte della procedura.

Verifichiamo il criterio

In certi casi può essere utile verificare il funzionamento del filtro, prima di impostarlo. Il criterio che abbiamo scelto seleziona tutte e solo le email per le quali vogliamo impostare il filtro? Possiamo testarlo in modo molto semplice. Quanto più sopra abbiamo cliccato il menu con tre puntini verticali, ed è comparsa la finestra per impostare i criteri, abbiamo cliccato immediatamente Crea filtro.

In alternativa, dalla stessa finestra possiamo cliccare su Cerca, in blu. Gmail ci mostra quindi i risultati di ricerca per il criterio che abbiamo impostato, e possiamo controllare se individua o meno le email che ci interessano. In caso vada bene, per impostare il filtro clicchiamo sul triangolo in fondo alla barra di ricerca:

Come riaprire la scheda di ricerca

Compare nuovamente la scheda da cui impostare i criteri: clicchiamo su Crea filtro per completare l’operazione. Se invece il criterio non ci soddisfa, da questa stessa scheda possiamo modificarlo e testare i risultati con Cerca. Possiamo passare dai tentativi di ricerca alla scheda dei criteri tutte le volte che ci occorre, per impostare poi il filtro alla fine dei nostri test.

Fino ad ora abbiamo lavorato con un solo criterio, per cui questo passaggio potrebbe non essere necessario. Vedremo più avanti come combinare più criteri per filtri più complessi: in questi casi verificare l’adeguatezza dei criteri impostati è quasi d’obbligo.

Filtri per organizzare: le etichette

Abbiamo già visto in precedenza come organizzare la nostra casella di posta tramite le etichette. Possiamo utilizzare i filtri di Gmail per applicare automaticamente le etichette al momento della ricezione dei messaggi. In questo modo diminuisce il carico di lavoro manuale che dobbiamo fare per gestire la nostra casella email, ed affidiamo le operazioni più meccaniche agli automatismi di Gmail.

L’operazione è molto semplice. Scegliamo ora un criterio diverso: vogliamo etichettare tutte le email che provengono da una determinata mailing list, in modo da individuarle a colpo d’occhio. Clicchiamo il triangolo sulla barra di ricerca e impostiamo il criterio per le mailing list. Se non ricordi come fare, puoi consultare le indicazioni nel post dedicato, nel paragrafo sulle funzionalità della scheda di ricerca. Se non hai mailing list su cui fare una prova, puoi impostare un altro criterio a piacere.

Procediamo come indicato sopra: possiamo verificare con Cerca se vengono individuate le email che desideriamo, in caso affermativo scegliamo Crea filtro e procediamo. A questo punto, nella schermata successiva mettiamo la spunta su Applica l’etichetta, quindi clicchiamo sul triangolo in basso che ci farà scegliere quale etichetta applicare:

Gmail filtri 4

Possiamo scegliere dalla lista tra le etichette che abbiamo creato in precedenza, o cliccare su Nuova etichetta per crearne una nuova direttamente da questa schermata.

Filtrare i messaggi già ricevuti

A questo punto, prima di impostare il filtro, possiamo utilizzare un’altra funzionalità molto comoda. L’ultima voce dell’elenco ci permette di applicare le operazioni che stiamo impostando anche retroattivamente. Vale a dire, il filtro funzionerà non solo per le email che riceveremo d’ora in poi, ma anche per quelle già ricevute. A fianco della voce, viene segnalato il numero delle conversazioni interessate. Se vogliamo ottenere questo – e in caso di applicazione di etichette per raggruppare messaggi generalmente è utile – spuntiamo Applica il filtro anche a n conversazioni corrispondenti, quindi clicchiamo su Crea filtro.

Filtri per diminuire le notifiche

Osservando meglio la schermata da cui abbiamo scelto di applicare l’etichetta, ci rendiamo conto di quante diverse azioni possiamo impostare con i filtri di Gmail.

Una prima serie di azioni ci permette di gestire i messaggi che vogliamo conservare, ma non leggere – almeno immediatamente. Ignora Posta in arrivo sposta i messaggi individuati direttamente in archivio. Non li troveremo dunque nella Posta in arrivo, ma solamente in Tutti i messaggi: vengono indicati comunque come non letti. Segna come già letto invece fa quello che dice, senza spostare le email da nessuna parte. Possiamo, se ci occorre, combinare queste due voci per archiviare messaggi e segnarli come già letti in un colpo solo.

Quando sono utili questi operatori? Nel caso di email che non ci serve leggere di volta in volta, ma che vogliamo comunque conservare per un eventuale utilizzo futuro. Io ad esempio li uso per le email di notifica dei backup automatici del mio blog. Non dovendo leggerle ogni volta, le sposto e segno come lette in automatico tramite filtro. Non voglio eliminarle, perché se dovesse esserci un problema sul backup, posso aprire l’email relativa e andare a vedere dove sta il problema.

Filtri per selezionare

L’azione Elimina ci aiuta a gestire i messaggi indesiderati: sposta le email direttamente nel Cestino, senza mostrarle nella Posta in arrivo e senza che siamo avvisati da nessuna notifica di ricezione. Trascorsi 30 giorni saranno eliminate definitivamente, come al solito avviene nel Cestino. Usiamo quindi questa azione con cautela, quando siamo veramente certi che non avremo bisogno dei messaggi interessati: non avendo notifiche e con l’eliminazione definitiva dopo 30 giorni, non avremo modo di recuperarli.

Possiamo usare i filtri anche per istruire Gmail a Non inviare mai a Spam alcune tipologie di messaggi da noi individuati. Non troviamo invece l’opzione contraria, per contrassegnare come Spam. Questa funzione infatti si applica solo a messaggi singoli, e non tramite i filtri. Il motivo è semplice: Gmail gestisce già l’individuazione di Spam, e non lo fa con i filtri. Quando noi segnaliamo un messaggio come Spam, Gmail utilizza questa segnalazione con gli algoritmi di intelligenza artificiale per individuare i futuri messaggi indesiderati. La creazione di un filtro apposito sarebbe superflua.

Altri tipi di filtro

Abbiamo già visto il funzionamento di Aggiungi a speciali e Applica l’etichetta. Le altre azioni che ci permettono di mettere in evidenza determinate email sono Contrassegna sempre come importante e il suo contrario. Il funzionamento è abbastanza evidente, non necessita di ulteriori spiegazioni.

Se abbiamo scelto di visualizzare la nostra casella di posta nella modalità Categorie, può essere utile la voce Applica categoria. In modo simile alle etichette, possiamo scegliere la categoria da attribuire ai messaggi che stiamo filtrando.

Un’ultima possibilità può risultarci gradita per una gestione delle email tra più account: Inoltra a. Possiamo impostare la nostra casella in modo che alcune email, individuate dal filtro, vengano inoltrate automaticamente ad un diverso indirizzo email. Come si vede dalla schermata, questo indirizzo andrà impostato correttamente perché l’inoltro funzioni, dalle Impostazioni di Gmail. Può essere un altro indirizzo email di nostra proprietà; o un indirizzo email di servizio a cui hanno accesso altri colleghi che si occupano di un determinato settore; o ancora possiamo farci inoltrare da un’email di servizio sul nostro dominio solo email di determinati tipi.

Gestire i filtri già creati

Dopo la loro creazione, possiamo gestire i filtri dalle Impostazioni di Gmail, accessibili dalla consueta rotellina ad ingranaggio in alto a destra. Scegliamo quindi la scheda Filtri e indirizzi bloccati:

Impostazione filtri

Al termine della riga di ogni filtro vediamo chiare le diciture per modificare o eliminare quel filtro. In fondo alla pagina troviamo il link per creare un nuovo filtro. Se invece selezioniamo tutti o una parte dei filtri con le caselle di controllo ad inizio riga – o con i link in basso per selezionare Tutti i filtri o Nessuno – possiamo eseguire operazioni massive. Oltre all’eliminazione in blocco, possiamo scegliere Esporta. In questo modo Gmail esporta i filtri selezionati in un file in formato .xml che viene scaricato automaticamente. Possiamo poi importare il file con i filtri in un altro account: la sezione per l’importazione si trova in fondo alla stessa pagina di gestione dei filtri.

Creiamo un filtro complesso

A questo punto, non ci resta che sperimentare la combinazione di tutte le possibilità viste finora: possiamo automatizzare procedure per ottenere effetti anche molto particolareggiati.

Supponiamo di avere un indirizzo email di plesso utilizzato per le iscrizioni a concorsi ed attività delle classi. Il referente di plesso controlla l’account, ma vorrebbe che tutte le email riguardanti le attività teatrali venissero inoltrate automaticamente all’insegnante che se ne occupa. Nell’account di plesso:

  • dalle Impostazioni aggiungiamo tra gli indirizzi di inoltro l’indirizzo dell’insegnante che si occupa di teatro
  • creiamo un filtro che ricerca con Contiene le parole:
    • teatro
    • teatrale
    • spettacolo
  • scegliamo le azioni
    • Ignora Posta in arrivo
    • Segna come già letto
    • Applica l’etichetta: Teatro
    • Inoltra a…
    • Non inviare mai a Spam
    • Non contrassegnare mai come importante

Complessità… che semplifica!

Perché tutte queste opzioni? In questo modo ogni messaggio sul teatro rimane nella casella di posta dell’account di plesso, ma senza disturbare: non compare tra le mail in arrivo, né tra quelle non lette, non viene contrassegnato come importante e non arrivano notifiche. Tutte queste cose non sono necessarie, perché c’è la persona incaricata che riceve quella mail, e sappiamo che se ne occupa: evitiamo di dover segnare come letta o archiviare manualmente quei messaggi.

Se per qualche motivo dovrò recuperare quel messaggio (la docente è assente, o ha passato le consegne ad un collega…) aver applicato un’etichetta mi permetterà di recuperare i messaggi sul tema in modo veloce. Non solo per leggere qualcosa che mi interessa recuperare, ma magari anche per inoltrare in blocco i messaggi alla nuova persona che se ne occupa.

Infine, istruiamo Gmail a non contrassegnare quei messaggi come Spam, per due motivi distinti ma complementari. Le email che promuovono iniziative teatrali possono essere talvolta scambiate per spam, in quanto mail promozionali provenienti da indirizzi che ci scrivono di rado. Sono il tipico esempio di falso positivo. Secondo, e per noi più importante: se Gmail le scambia per spam, non vengono applicate tutte le azioni precedentemente impostate. Il filtro antispam infatti ha la precedenza sui filtri impostati da noi, per nostra fortuna. Se dunque Gmail ritiene che un’email su iniziative teatrali sia spam, la docente incaricata non la riceverà mai, perché le azioni da noi impostate non verranno processate.


Prossimamente…

La prossima settimana troverai su questo sito il post dedicato all’organizzazione del lavoro con Google Calendar. Vedremo come impostare eventi, invitare colleghi e creare calendari condivisi per gestire attività in comune tra colleghi e gruppi di lavoro.

Per informazioni su come utilizzare le funzionalità di ricerca di Gmail puoi leggere il post precedente di questa serie.

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