Organizzare gli impegni con Google Calendar

Ormai esistono innumerevoli tool – online e non – che ci permettono di organizzare impegni lavorativi e personali in modo digitale: Google Calendar è la soluzione integrata in G Suite che serve a questo scopo. Vedremo in questo articolo le funzionalità di base, le possibilità più avanzate, e alcune indicazioni per sfruttare al meglio i calendari nel lavoro didattico. Come sempre, anche se il nostro focus è sulla didattica, le indicazioni sono esportabili in altri ambiti lavorativi senza troppe differenze.

Per una prima panoramica sulle funzionalità di Calendar, puoi trovare utile esplorare la guida ufficiale di Google.

Chiariamo i termini

La coppia di termini Calendar/Calendario sta ad indicare almeno tre cose distinte. Vederne le differenze ci farà comprendere meglio il meccanismo di funzionamento sottostante al servizio di Google.

In primo luogo, Calendar (o Calendario) si riferisce al servizio web offerto da Google. Analogamente a Drive, è uno spazio di archiviazione online dove sono memorizzati tutti gli eventi che ho creato. Essendo un archivio cloud, posso accedere ai miei eventi da qualunque dispositivo fornendo le mie credenziali.

Dentro a questo servizio, posso creare tanti singoli calendari distinti, per organizzare al meglio i miei impegni. Posso ad esempio creare tre calendari e chiamarli Attività collegiali, Commissione continuità e Tavolo provinciale cyberbullismo. Il secondo significato di Calendar/Calendario è appunto questo: il singolo calendario creato all’interno del servizio web Google Calendar. Da una parte posso gestire ogni calendario in modo autonomo: vedremo in seguito che potrò poi condividerli con gruppi diversi di collaboratori. Dall’altra parte, da Google Calendar potrò vedere tutti questi calendari in un’unica schermata, per organizzare la mia agenda con un colpo d’occhio unico.

Sul computer accedo a Calendar dalla pagina web, raggiungibile anche dall’icona dei servizi di Google del mio account, in alto a destra. Su smartphone o tablet invece è più comodo usare l’app: ecco il terzo senso di questo termine. Anche se ha lo stesso nome, l’applicazione Google Calendar per i dispositivi mobili è una cosa ancora diversa dal servizio. Immaginiamola come un contenitore vuoto che si riempie sincronizzando i dati in base alle impostazioni che noi diamo all’applicazione. Possiamo sincronizzare solo alcuni calendari (nel secondo significato che abbiamo visto) oppure tutti quelli del nostro account. Possiamo inoltre far sincronizzare solo un account, oppure più di uno, eventualmente il nostro account personale.

Creiamo un nuovo calendario

Quando creiamo un account Google – o ci viene fornito dal nostro Istituto – il servizio Calendar è già attivo: possiamo da subito organizzare eventi ed impegni. Inoltre, viene creato automaticamente il primo calendario (nel secondo significato visto sopra), nominato con il nostro nome utente e impostato come predefinito. Ogni evento che aggiungiamo verrà inserito in questo primo calendario, se non siamo noi a crearne altri.

Questa è la schermata che ci si presenta all’apertura di Calendar:

Google Calendar - schermata iniziale

Contrariamente a quanto verrebbe immediato fare, per un nuovo calendario non dobbiamo cliccare sul tasto Crea in alto a sinistra. Questo serve a creare invece un nuovo evento, come vedremo. Guardiamo il menu di sinistra: sotto la voce I miei calendari vediamo elencati i calendari che abbiamo già creato.

Ancora più sotto si trova la voce Aggiungi calendario: clicchiamo il tasto + e scegliamo dal menu che compare la voce Crea nuovo calendario. Nella schermata che compare è sufficiente digitare il nome che vogliamo dare al calendario, eventualmente la descrizione (facoltativa), e cliccare su Crea calendario. Prima di procedere con la creazione, è bene controllare che il fuso orario sia impostato correttamente, per evitare spiacevoli sorprese negli orari dei nostri impegni.

Ora che il calendario è stato creato, lo ritrovo nella schermata principale elencati tra I miei calendari. Se passo con il mouse sopra al suo nome, compare l’icona dei 3 puntini verticali, che se premuta fa mostrare un piccolo menu contestuale:

Menu contestuale calendario

Da qui possiamo cambiare il colore predefinito del calendario, funzione molto utile per orientarci quando ne abbiamo molti. Cliccando su Mostra solo questo visualizzeremo solo gli eventi del calendario che ci interessa, nascondendo temporaneamente tutti gli altri. Nascondi dall’elenco dà il risultato contrario, mentre Impostazioni e condivisione ci dà accesso al settaggio completo del calendario, sul quale ci soffermeremo più avanti.

Aggiungiamo gli eventi

Abbiamo due possibilità per creare un nuovo evento: utilizzare il tasto Crea in alto a sinistra, oppure cliccare direttamente sul giorno dell’evento. Completiamo le informazioni richieste dal riquadro che compare:

Crea nuovo evento

L’unica informazione indispensabile è il titolo, il nome dell’evento. Ci vengono proposti data e orario, modificabili con un click; se non è presente l’ora, troviamo il tasto Aggiungi orario.

La casella per sale, luogo e videoconferenza è piuttosto versatile; se cliccata, si espande presentando le 3 funzionalità in modo separato. Nella casella luogo possiamo digitare un indirizzo: Calendar crea automaticamente un link che, se cliccato, apre la posizione desiderata in Google Maps. Sono presenti, come in Maps, la funzione di autocompletamento, e anche la ricerca di luoghi già mappati. Iniziando a scrivere, ad esempio, ‘usr emilia r’ ci viene proposto l’indirizzo esatto dell’Ufficio scolastico dell’Emilia-Romagna, che possiamo selezionare perché sia inserito.

L’amministratore di G Suite ha la possibilità di creare una lista delle aule o uffici utilizzati più di frequente per le riunioni. Se sono state impostate, possiamo sceglierle come luogo dell’evento cliccando sulla voce Sale, e selezionandone una dall’elenco. Sarebbe interessante approfondire ed implementare l’utilizzo di questa funzionalità a scuola. È infatti possibile controllare se la sala è libera o meno prima di sceglierla; inoltre si possono associare ad ogni sala alcune Risorse (proiettore, microfono, computer…) e prenotarle per l’evento in modo da bloccarle.

L’ultima voce serve ad impostare una videoconferenza con Hangouts Meet, ma parleremo di questo in un post dedicato.

Troviamo la casella per la descrizione dell’evento – adatta per l’ordine del giorno delle riunioni, ad esempio – e possiamo scegliere il calendario in cui inserire l’evento. Calendar ci mostra di default quello predefinito, cliccandolo possiamo modificarlo. Parleremo di Aggiungi invitati nel post dedicato alla condivisione.

Aggiungere allegati all’evento

Nella maggior parte dei casi questo riquadro può essere sufficiente: clicchiamo Salva, e l’evento viene creato. Diversamente clicchiamo Altre opzioni per avere accesso ad una schermata più completa, dove possiamo agire su tutte le funzionalità dell’evento.

Crea nuovo evento - schermata completa

Riconosciamo quasi tutte le caselle già presentate sopra, con una grafica più distesa nella pagina.

Se osserviamo il campo della descrizione, ritroviamo gli stessi tasti di formattazione del riquadro. Sottolineiamo l’utilità di Rimuovi formattazione – in caso di copia/incolla di testo da altri file – e Inserisci link, per formattare l’url di una risorsa in modo più elegante.

Notiamo però che ora è presente all’inizio riga anche l’icona Aggiungi allegato, prima assente. Cliccandola si apre la consueta finestra di dialogo da cui possiamo scegliere i file da allegare: da Drive, o direttamente dal computer. Immaginiamo di dover inviare ai partecipanti la documentazione per preparasi alla riunione, o che sarà oggetto di lavoro durante l’incontro. Non dobbiamo più aprire la mail, cercare gli allegati, e assicurarci che i partecipanti la leggano in tempo. Possiamo organizzare tutto questo direttamente all’interno di Google Calendar; e sarà più agevole anche ritrovare la documentazione, evitandoci di doverla cercare tra gli innumerevoli messaggi di posta.

Impostazioni avanzate per gli eventi

A seconda dell’evento che stiamo creando, può essere utile impostare una notifica che ce lo ricordi. Calendar ci mostra due voci tra cui scegliere: email e notifica. Questa seconda voce ci fornisce un avviso in diversi modi. Se abbiamo aperto Calendar in una finestra del browser e abbiamo autorizzato le notifiche, riceveremo un promemoria sul computer di tipo toast. Se abbiamo installato l’app di Calendar sullo smartphone o sul tablet, riceveremo sul dispositivo mobile una notifica push. Stessa cosa su eventuali smartwatch o smartband sincronizzati con quel dispositivo.

Impostiamo quindi con quale anticipo vogliamo essere avvisati, e clicchiamo sotto su Aggiungi notifica. È possibile settare più notifiche per lo stesso evento. Possono essere dello stesso tipo, in orari o giorni diversi, o anche di tipo diverso per combinare più promemoria. Per eliminare notifiche non desiderate o programmate per sbaglio, clicchiamo la X a fine riga.

Un’altra opzione che troviamo in alto nella schermata è la possibilità di scegliere un intervallo di ripetizione per l’evento che stiamo creando. Clicchiamo in alto sulla dicitura Non si ripete, compare questo menu di scelta:

Ripetizione evento

Il menu ci propone alcune scelte predefinite, o basate sulla data che stiamo impostando per l’evento. Se l’intervallo di ripetizione non compare tra quelli in elenco, possiamo usare Personalizza per impostarlo come desideriamo.

Quando ci può tornare utile questa funzione? Ad esempio in un calendario che ci serve come promemoria per le scadenza di attività di routine: gli obblighi di pubblicazione legale sul sito divisi per mese potrebbero avere un intervallo di ripetizione annuale, così come le attività di revisione della documentazione e modulistica. L’aggiornamento del calendario per gli incontri con le famiglie potrebbe invece avere ripetizione ogni due mesi, e così via.


Prossimamente…

Nel prossimo articolo approfondiremo l’analisi di come organizzare gli impegni con Google Calendar esplorando le modalità di collaborazione, invito e condivisione di calendari ed eventi.

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