Pulizia contatti obsoleti dall’autocompletamento

Hai mai desiderato uno strumento per gestire in modo centralizzato (per tutti gli utenti del tuo dominio) la pulizia dei contatti obsoleti dall’autocompletamento? Se sei admin di Google Workspace, specialmente in una scuola o in un’azienda con un certo turnover di personale, ti sarai imbattuto in un problema tanto comune quanto fastidioso. I suggerimenti dell’autocompletamento degli utenti mostrano talvolta anche nomi vecchi o duplicati. Quando un utente o un gruppo viene rinominato, Gmail, Drive e le altre app continuano a proporre la vecchia dicitura accanto a quella nuova. Questo genera confusione e può portare a errori di invio o condivisione.

Ad oggi non è possibile una pulizia centralizzata da console di amministrazione. La soluzione manuale – chiedere a ogni utente di pulire la propria rubrica – è semplicemente impraticabile. Comporta molto tempo speso meccanicamente, e richiederebbe attenzione da parte di ogni utente, compresi i meno esperti. Non si può fare affidamento su questo. Trovi di seguito un metodo centralizzato per risolvere il problema: uno script collegato a un Foglio Google che si occupa di fare il lavoro sporco per te. Vediamo come funziona e come puoi implementare questa efficace pulizia dei contatti obsoleti dall’autocompletamento.

In passato ho proposto uno script analogo, che però non funziona più da tempo. Google ha dismesso l’endpoint dell’API su cui si basava. Questa soluzione mantiene la stessa logica della precedente, ma si basa su un nuovo approccio funzionante.

Il problema: perché l’autocompletamento non si aggiorna?

Prima di passare alla soluzione, è importante capire bene la causa. Non si tratta di un bug, ma di una conseguenza del funzionamento dell’app Contatti.

L’autocompletamento si basa su due fonti: la Directory del dominio (sempre aggiornata) e la rubrica personale dell’utente, divisa in due zone. Contatti contiene tutto ciò che l’utente salva esplicitamente. In Altri contatti vengono invece salvati automaticamente tutti i contatti con cui abbiamo interazioni (invio di email, condivisioni di Drive, inviti di Meet…). È qui che si crea il problema in alcune circostanze.

Quando rinomini un utente (l’account dirigente@miodominio.edu.it al cambio dirigente viene rinominato da Stefania Verdi in Marco Neri) o un gruppo (ad esempio, Classe 2B diventa Classe 3B mantenendo la stessa email), Google non aggiorna la voce esistente, ma ne crea una nuova. Il risultato? Entrambi gli account rimangono nella zona Altri contatti, e vengono suggeriti negli autocompletamenti, anche se puntano allo stesso indirizzo email.

Questo non va confuso con la gestione degli alias. Quando modifichi un indirizzo email, Google conserva il vecchio come alias per non perdere le comunicazioni. Quello è un comportamento utile, che puoi gestire dalla Console di Amministrazione. Il nostro problema, invece, riguarda solo il nome visualizzato che rimane “incastrato” nella memoria dei contatti personali di ogni singolo utente. Lo script che ti proponiamo va a colpire proprio lì, rimuovendo le voci superflue e forzando le app a usare solo i dati corretti della Directory.

La soluzione: pulizia contatti obsoleti autocompletamento con uno script

Lo strumento che ti presento è un Foglio Google pre-configurato che, tramite uno script, esegue una scansione per tutti gli utenti del tuo dominio. Identifica e rimuove da Altri contatti tutte le voci il cui indirizzo email appartiene al dominio stesso.

La versione corrente dello script supporta anche i domini multipli. Se la tua scuola utilizza più di un dominio, tutti i contatti obsoleti verranno rimossi. Ciò è particolarmente utile in fase di passaggio di dominio. Se hai dovuto modificare il dominio di Workspace, ora lo script può rimuovere anche i contatti obsoleti che fanno riferimento al dominio precedente, in un’unica operazione di pulizia.

È una procedura sicura?

• per Altri contatti: assolutamente sì. L’eliminazione non crea alcun danno. Una volta rimosse le voci obsolete, Google attingerà le informazioni corrette dalla Directory del dominio, sempre automaticamente aggiornata.
• per Contatti: quasi sempre. Lo script offre anche una funzione opzionale per pulire la rubrica principale. Usala con cautela: se un utente avesse salvato informazioni aggiuntive (come un numero di telefono) associate a un contatto di dominio, queste andrebbero perse. È un’eventualità rara, ma è giusto segnalarla.

Quando esegui lo script, sarai tu a scegliere se applicare la pulizia solo alla zona Altri contatti, oppure includere anche Contatti. In base alla situazione precisa del tuo dominio, puoi agire come meglio credi.

Guida rapida alla configurazione

Per far funzionare lo script, devi autorizzarlo ad agire sul tuo dominio. La procedura si divide in tre passaggi principali.

1. Prepara il progetto su Google Cloud

Lo script ha bisogno di permessi specifici per leggere gli utenti del dominio e modificare i contatti. Questi permessi si concedono tramite un account di servizio creato sulla Google Cloud Console. Questa è una parte piuttosto complessa e delicata.
Segui le indicazioni di questa guida, che ti accompagna passo passo in entrambi gli scenari qui sotto delineati brevemente.

• se parti da zero: devi creare un nuovo progetto su Google Cloud, abilitare le API e autorizzare gli ambiti (scopes) necessari. Dovrai quindi creare un account di servizio, e scaricare il file JSON con le credenziali che serve più sotto
• se hai già un account di servizio: puoi aggiornare il progetto esistente. Assicurati di avere il file JSON con le credenziali e il nome del progetto. Dovrai abilitare le API mancanti (Google People API, Admin SDK API) e aggiungere i nuovi ambiti di autorizzazione (https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly, https://www.googleapis.com/auth/contacts, https://www.googleapis.com/auth/contacts.other.readonly) sia nella Cloud Console che nella delega a livello di dominio della Console di Amministrazione

Ad ogni modo, se non sei già esperto di queste operazioni, fai riferimento al documento linkato sopra per le indicazioni dettagliate.

2. Imposta il Foglio Google e lo script

Ora viene il bello.

1. Accedi con il tuo account Super Admin di Google Workspace.
2. clicca qui per ottenere una copia del foglio di lavoro: pulizia gruppi da contatti
3. Apri il file JSON delle credenziali dell’account di servizio scaricate prima – puoi usare un editor di testo semplice (come Blocco Note o TextEdit).
4. Nel foglio, vai su Estensioni > Apps Script.
5. Nel pannello di sinistra dell’editor, clicca sul file funzioni_OAuth2.gs.
6. Copia i valori di PRIVATE_KEY e CLIENT_EMAIL dal tuo file JSON e incollali nello script, sostituendo i segnaposto. Fai molta attenzione a copiare l’intera stringa, comprese le virgolette e i caratteri speciali come \n.
7. Salva le modifiche cliccando sull’icona del dischetto.

3. Esegui la pulizia

Torna al foglio. Noterai un nuovo menu: Pulizia contatti. Può impiegare diversi secondi per apparire; se non compare, aggiorna la pagina.

• Clicca su Pulizia contatti > Impostazioni iniziali e concedi le autorizzazioni richieste. Questo va fatto solo la prima volta.
• Istruzioni per l'uso apre il documento con indicazioni dettagliate citato più sopra
• Usa le altre due voci del menu – Elimina solo Altri contatti obsoleti o Elimina Contatti e Altri contatti obsoleti – per avviare la rimozione dei contatti non più in uso. Fai attenzione alla differenza tra le due procedure (vedi sopra per i dettagli). Lo script lavorerà in autonomia, riavviandosi se necessario fino al completamento.
• Puoi eseguire una pulizia completa del foglio con l’ultima voce di menu.

Con questi passaggi, avrai finalmente messo in ordine i contatti del tuo dominio. La pulizia dei contatti obsoleti dall’autocompletamento non sarà più un’operazione manuale e frustrante, ma un processo automatico ed efficiente, che migliorerà l’esperienza d’uso per tutti i tuoi utenti.