Organizzare Gmail #4: funzioni di ricerca email

Quando ritrovare un’email diventa complicato, Gmail ci viene in aiuto con le sue funzionalità di ricerca avanzata. Abbiamo visto nell’ultimo post come organizzare la nostra posta tramite le etichette. Non sempre però questa organizzazione preventiva ci garantisce di ritrovare i messaggi di cui abbiamo bisogno. Vediamo oggi come utilizzare al meglio le potenzialità della ricerca integrata di Gmail. La guida di Google fornisce le informazioni di base sulle modalità di ricerca disponibili in Gmail.

La barra di ricerca

Accedere alle funzionalità di ricerca è facile. Troviamo in alto, ben evidente, il box di ricerca:

Gmail: ricerca

Posizionandoci nella barra di ricerca possiamo digitare i termini che vogliamo trovare nelle nostre email. Scriviamo ad esempio la parola formazione, clicchiamo Invio e la ricerca ha inizio. Con questa modalità semplificata, Gmail cercherà i termini inseriti tra tutti i contenuti delle email.

Nei risultati troveremo quindi email che contengono la parola formazione nell’oggetto, oppure nel contenuto, o nel nome di un allegato. Se abbiamo ricevuto messaggi da un gruppo il cui nome contiene la parola cercata, vedremo anche quelle email tra i risultati. Si tratta dunque di una forma di ricerca globale, ma poco raffinata.

La prima volta che utilizziamo la barra di ricerca, non vedremo niente più di questo. Più usiamo la ricerca di Gmail, più noteremo che cliccando sulla barra, ancor prima di digitare, visualizziamo una serie di suggerimenti. Alcuni di questi provengono dalla cronologia delle ricerche precedenti. Altri derivano dall’utilizzo che facciamo di Gmail: contatti più frequenti, email aperte di recente, mailing list più attive…

La scheda di ricerca: mittenti, destinatari e mailing list

Se vogliamo effettuare ricerche un po’ più mirate, possiamo specificare dove cercare i termini digitati. Anziché scrivere direttamente nella barra di ricerca, apriamo la scheda di ricerca completa, cliccando sul triangolo del menu a discesa in fondo alla barra.

Gmail: ricerca completa

Se vogliamo effettuare una ricerca circoscritta ai soli mittenti e destinatari, inseriremo i termini da cercare nel campo Da, nel campo A, o eventualmente in entrambi. Finché si tratta di mittente e destinatario singolo, l’utilizzo è intuitivo. La situazione cambia leggermente per i messaggi inviati tramite mailing list. Dobbiamo capire meglio il funzionamento delle email in questo caso, per effettuare ricerche efficaci.

Supponiamo di voler cercare tutte le email scambiate tramite la mailing list formazione-gsuite@gmail.com. Se inseriamo questo indirizzo email nel campo di ricerca del mittente Da, troveremo pochissimi risultati, forse nessuno. Per quale motivo? Quando riceviamo un messaggio tramite quella mailing list, il mittente risulta essere l’indirizzo reale della persona che sta scrivendo il messaggio, non l’indirizzo della mailing list. Quell’indirizzo è il mittente reale di pochissimi messaggi. Sono per lo più messaggi di servizio sul funzionamento della mailing list stessa, e quasi certamente non sono quelli che ci interessano.

Come possiamo cercare allora tutti i messaggi della nostra mailing list? Dobbiamo usare un altro campo di ricerca: Contiene le parole. Digitiamo su quella linea questo testo:

list:(<formazione.gsuite@gmail.com>)

Adesso compariranno tra i risultati di ricerca tutti i messaggi della mailing list. Questi infatti sono identificati non tanto dal mittente, che cambia a seconda di chi invia effettivamente l’email, ma dal fatto di contenere questa dicitura all’interno del messaggio originale (la parte codificata che noi non vediamo direttamente).

La scheda di ricerca: altri parametri

Con lo stesso campo Contiene le parole possiamo inoltre effettuare ricerche globali – in tutti i campi dell’email – in modo simile a quanto abbiamo visto sopra, a proposito della barra di ricerca. Il campo successivo Non contiene le parole svolge la stessa funzione, ma ci permette di escludere le email che contengono le parole digitate. Diventa interessante provare a combinare i due campi per migliorare la ricerca. Ad esempio possiamo cercare mail che contengono le parole formazione e G Suite, ma che non contengono il termine Classroom.

Scorriamo gli altri campi. Possiamo delimitare la ricerca per dimensione dell’email, o selezionare solo email con allegati. Il campo Cerca ci permette di analizzare in modo predefiniti tutti i messaggi, ma ci dà la possibilità di delimitare l’analisi a specifiche etichette, se questo ci aiuta.

Se vogliamo circoscrivere la ricerca ad un periodo preciso, il campo che ci interessa è Intervallo. Impostiamo dal menu a tendina il periodo di tempo che intendiamo scorrere, in giorni, settimane o mesi, fino ad 1 anno. Poi scegliamo una data nel box seguente. Il comportamento della ricerca ci sembrerà un po’ strano: se abbiamo impostato una settimana, vedremo in realtà risultati che si estendono per 2 settimane. Ciò avviene per qualunque intervallo selezioniamo, e dipende dal modo di impostare il periodo di questa funzionalità.

Supponiamo di selezionare un intervallo di un mese, e la data del 1 novembre 2019. Gmail ci mostrerà risultati che si estendono per un mese precedente e per un mese seguente quella data. Di fatto, avremo quindi un periodo di due mesi, non di uno: dal 1 ottobre al 1 dicembre 2019. Se vogliamo limitare la ricerca al solo mese di novembre 2019, sceglieremo dunque un periodo di 2 settimane, e imposteremo la data del 15 novembre.

Ricerca a partire da un’email

Alle volte vogliamo cercare delle email impostando da zero i parametri di ricerca: è la modalità che abbiamo visto finora, sia con la barra che con la scheda di ricerca. Altre volte invece può essere comodo partire da un’email e cercare messaggi simili a quella. Per fare questo, utilizziamo una procedura che servirebbe in realtà a creare i filtri. Pieghiamo al nostro scopo questa funzionalità, e ci fermiamo prima di creare il filtro vero e proprio.

Troviamo anzitutto l’email da cui vogliamo partire, e la selezioniamo con la spunta ad inizio riga. Nella barra delle icone orizzontali, in alto, clicchiamo sui tre puntini verticali, quindi su Filtra i messaggi di questo tipo:

Gmail: crea filtro

Si apre automaticamente la scheda di ricerca che abbiamo visto sopra, con una differenza: ora i campi non sono vuoti. Anzitutto Gmail cerca di capire perché stiamo selezionando questa email come punto di partenza della ricerca. Questa analisi si basa sul nostro modo abituale di utilizzare la casella di posta. Quindi Gmail ci compila automaticamente un campo con il criterio che, secondo questa analisi, potrebbe essere quello che stiamo cercando.

Gmail: ricerca a partire da un'email

Come si può vedere, nell’esempio sopra il campo precompilato è Contiene le parole. Il testo inserito automaticamente indica che secondo l’analisi di Gmail vogliamo selezionare i messaggi appartenenti alla stessa mailing list.

Se il criterio impostato automaticamente ci soddisfa, possiamo cliccare su Cerca. Diversamente, possiamo modificare il criterio o cancellarlo, e impostare un criterio diverso come abbiamo visto sopra per la scheda di ricerca.

Utilizzare gli operatori di ricerca

La scheda di ricerca vista sopra ci dà la possibilità di specificare i parametri scegliendoli da un menu grafico. Se preferiamo invece digitare in modo testuale, o se abbiamo bisogno di strumenti di ricerca ancora più avanzati, abbiamo una terza opzione. Utilizziamo gli operatori di ricerca.

La descrizione dettagliata degli operatori è disponibile nella guida ufficiale di Gmail. Qui ci limitiamo ad alcuni suggerimenti di utilizzo. Vediamo come usarli per velocizzare alcune operazioni, o per funzionalità non presenti nella scheda di ricerca grafica.

Utilizziamo gli operatori per velocizzare le ricerche viste anche con la barra o la scheda di ricerca. Torniamo all’esempio riportato sopra: cerchiamo email contenenti le parole formazione e G Suite, ma non Classroom. Possiamo ottenere lo stesso risultato digitando direttamente nella barra di ricerca questo testo:

formazione 'G Suite' -Classroom

Senza aprire la scheda e compilare campi diversi, inseriamo tutto nella stessa riga e premiamo Invio. Nota come le parole da cercare sono scritte normalmente, quelle da escludere sono precedute dal segno meno . Quando un’espressione contiene spazi – come G Suite – va racchiusa tra virgolette, semplici o doppie non importa. Se non lo facciamo, Gmail interpreta G e Suite come due parole separate da cercare.

Allo stesso modo possiamo cercare per mittente, o limitare l’indagine alle parole contenute nell’oggetto. Possiamo specificare un intervallo di tempo, cercare messaggi di una certa dimensione, verificare se hanno o meno allegati. La modalità è molto semplice, e indicata nella tabella delle guida di Gmail linkata sopra.

Operatori di ricerca: funzionalità avanzate

Gli operatori ci permettono inoltre di effettuare ricerche ancora più mirate. Alcune funzioni che offrono, infatti, non sono presenti nella scheda di ricerca. Se vogliamo cercare un destinatario, possiamo specificare se si trova tra i destinatari in copia o nascosti, in questo modo:

cc:davide
bcc:davide.rossi@gmail.com

Nel primo caso specifico un destinatario in copia facendo una generica ricerca per nome. Nel secondo cerco tra i destinatari nascosti, indicando un preciso indirizzo email.

Un’altra possibilità che talvolta ci sarà utile è l’operatore logico OR. Se digitiamo due criteri di seguito, Gmail cercherà i messaggi che li soddisfano entrambi. Dal punto di vista logico, è sottinteso l’operatore AND. Digitando ad esempio:

from:davide.rossi cc:rita

visualizziamo solo le email che hanno contemporaneamente sia quel mittente che quel destinatario in copia.

Se invece vogliamo cercare tutti i messaggi che hanno quel mittente, e inoltre tutti i messaggi che hanno quel destinatario in copia, digitiamo

from:davide.rossi OR cc:rita

Come potevamo aspettarci, vedremo molti più risultati. Nota che l’operatore OR va necessariamente tutto in maiuscolo.

Infine, possiamo raggruppare termini di ricerca con le parentesi tonde.

Operatori: formule complesse

Possiamo adesso creare formule di ricerca anche molto sofisticate, componendo gli operatori su una solo riga:

from:davide.rossi subject:(informativa registro) -has:attachment before:2019/10/31 

Analizziamo un attimo la formula inserita.

Come primo criterio il mittente deve contenere davide.rossi. Saranno dunque valide sia le email provenienti da un account personale, che quelle di un account di Istituto, purché contengano davide.rossi.

L’oggetto deve contenere sia il termine informativa che registro. Sono raggruppati con le parentesi perché entrambi vanno riferiti al campo dell’oggetto. Senza le parentesi, Gmail cercherebbe informativa nel campo oggetto, mentre registro in tutta l’email. Le parole vengono cercate nell’oggetto, ma non devono essere necessariamente vicine o in quest’ordine.

Se volessimo cercare un’espressione esatta dovremmo usare le virgolette, e inserire ‘informativo registro’. Come detto prima, vanno bene sia le virgolette semplici che doppie. In questo caso, un’email con oggetto Informativa per il registro elettronico verrebbe scartata dalla ricerca. Le virgolette indicano di ricercare l’espressione esatta così come digitata.

Il terzo criterio esclude le email che hanno un allegato. Il segno meno che precede l’espressione funziona come una negazione del criterio che la segue.

Infine l’ultimo criterio stabilisce di cercare email precedenti il 31 ottobre 2019. Sono possibili due notazioni per la data, ma non quella abituale italiana. Come si evince dalla guida di Gmail, possiamo usare il formato anno/mese/giorno, oppure mese/giorno/anno.


Prossimamente…

La prossima settimana troverai su questo sito il quinto post dedicato all’organizzazione efficace di Gmail. Vedremo come automatizzare alcune procedure sia in fase di ricezione dei messaggi che per quanto riguarda la loro organizzazione, utilizzando le funzionalità dei filtri.

Per informazioni su come organizzare le email tramite le etichette puoi leggere il post precedente di questa serie.

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