Organizzare Gmail #3: le etichette

Tra le funzionalità che Gmail ci offre, le etichette sono quelle più utili per mantenere organizzata la nostra casella di posta. Nei primi post riguardanti la gestione efficace di Gmail abbiamo già visto come agire sulle impostazioni generali, e come gestire la necessità di posticipare la lettura delle email che ci richiedono un tempo più approfondito. Per una prima panoramica sulla creazione delle etichette possiamo come sempre consultare la guida di Google.

Etichette o cartelle?

Con i programmi di posta elettronica, ed anche con alcune interfacce web dei servizi email, avevamo la possibilità di creare cartelle. Possibilità molto comoda per organizzare i messaggi nel modo che preferivamo. In Gmail le cose non stanno così: non esistono cartelle.

Abbiamo invece la possibilità di organizzare le email con il sistema delle etichette. Quando creiamo un’etichetta, Gmail ci mostra sulla sinistra dell’interfaccia una serie di voci che sono proprio i nomi delle etichette che abbiamo impostato. All’apparenza non cambia nulla rispetto alle cartelle tradizionali. A parte il nome diverso, dove sta la differenza? Principalmente nel meccanismo di organizzazione sottostante.

Con le cartelle il messaggio veniva spostato quasi fisicamente da una cartella (ad esempio In arrivo) ad un’altra creata da noi. Lo stesso messaggio si trovava o in una posizione, o in un’altra: non in entrambe. Con le etichette cambia il principio organizzativo. I messaggi di posta non vengono spostati ‘fisicamente’ da un luogo ad un’altro della nostra casella di posta. Tutte le email stanno sempre nello stesso contenitore: in Gmail – contrariamente a quanto potremmo pensare – è Tutti i messaggi.

Quando applichiamo un’etichetta ad un’email, piuttosto che venire spostata, questa viene contrassegnata, proprio come se applicassimo un’etichetta sopra a quel messaggio. Possiamo applicare più di una etichetta: tutte quelle che vogliamo. Gmail non sposta i messaggi contrassegnati: questi vengono raggruppati successivamente in una serie di visualizzazioni facilitate, che sono appunto le voci di etichetta che vediamo sulla sinistra dell’interfaccia.

Gmail: etichette

Ragionare per etichette

Quando clicchiamo su un’etichetta, non stiamo vedendo qualcosa come una cartella: un posto dove si trovano i messaggi visualizzati. Stiamo invece guardando una visualizzazione filtrata. Gmail raggruppo le email contrassegnate in quel modo, e le mostra sotto quella voce per comodità nostra, senza spostarle.

All’inizio questa modalità organizzativa può disorientare chi è abituato a ragionare per cartelle. Ma a lungo andare risulterà più comoda ed efficace. Il numero di email che riceviamo ogni giorno infatti ci impedisce di organizzare manualmente, ed efficacemente, tutti i messaggi della nostra posta. E la possibilità di contrassegnare con più etichette lo stesso messaggio ci aiuta in molte situazioni.

Possiamo inoltre creare sotto-etichette per raffinare il nostro modello organizzativo. Ed utilizzare i colori per migliorare – anche visivamente – la facilità d’uso della nostra casella di posta.

Creare e gestire le etichette

Ci sono diversi modi per gestire le etichette, tra cui accedere alla sezione apposita dal menu Impostazioni, con la ruota dentata in alto a destra. Tutte le modalità si equivalgono, portano allo stesso risultato: scegli quello che ritieni più comodo. Vediamo ora la strada più rapida.

Selezioniamo un’email spuntando il quadratino ad inizio riga, e clicchiamo l’icona in alto l’icona Etichette.

Gmail: crea etichette

Possiamo spuntare l’etichetta che vogliamo applicare scegliendo dalla lista; come detto, anche più etichette contemporaneamente. Oppure possiamo iniziare a scrivere nella riga di testo in alto il nome dell’etichetta che vogliamo applicare. Se l’etichetta è già presente, ci verrà visualizzata e potremo selezionarla; diversamente ci viene proposto di crearla.

Quando creiamo un’etichetta, dopo aver inserito il nome troviamo la voce Nidifica in. Se stiamo creando un’etichetta principale, non ci serve: clicchiamo direttamente su Crea in basso. Se invece stiamo creando una sotto-etichetta, spuntiamo Nidifica in, quindi scegliamo dal menu a tendina sotto quale etichetta posizionare quella che stiamo creando.

Nel menu che abbiamo visto sopra, troviamo anche la voce Gestisci etichette. Cliccando su quella, si apre le scheda delle Impostazioni da cui possiamo gestire nel dettaglio il funzionamento delle etichette. La schermata è solo in apparenza complessa. Guardando un po’ tra le voci, vediamo che possiamo creare anche da qui nuove etichette, eliminare quelle esistenti, o rinominarle cliccando su Modifica. Possiamo inoltre gestire la visualizzazione delle etichette nell’interfaccia di Gmail.

Modifiche rapide

Una volta creata un’etichetta, posso effettuare tutte le modifiche viste sopra anche in un modo più veloce. Nel menu di sinistra di Gmail, passiamo con il mouse sopra al nome dell’etichetta che vogliamo modificare. In fondo alla riga clicchiamo l’icona con i tre puntini verticali per aprire il menu rapido.

Gmail: menu rapito etichette

Troviamo le varie opzioni che abbiamo visto nella scheda delle Impostazioni: in più, la possibilità di assegnare un colore all’etichetta. Apparentemente banale, questa funzione si rivela in realtà molto utile man mano che utilizziamo un numero maggiore di etichette.

Eliminare un’etichetta

Dallo stesso menu possiamo anche eliminare un’etichetta. Ma cosa succede in questo caso? Rischiamo di perdere le email contrassegnate?

Possiamo stare tranquilli: la risposta è no. Gmail non elimina nessun messaggio quando eliminiamo le etichette. Come abbiamo visto all’inizio, le etichette sono contrassegni applicati alle email. Quando eliminiamo un’etichetta, viene tolto questo contrassegno da tutte le email che lo avevano, niente più. Non solo non viene cancellato nessun messaggio, ma tutte le altre eventuali etichette che quel messaggio aveva restano invariate.

Ciò che perdiamo è la possibilità di raggruppare le email secondo il criterio che avevamo stabilito con l’etichetta eliminata. Stiamo dunque attenti, prima di cancellare un’etichetta, precisamente a questo. Se abbiamo bisogno di ritrovare raggruppati insieme quei messaggi che erano etichettati in modo uguale, siamo consapevoli che eliminando l’etichetta ciò non sarà più possibile. Quindi ci organizziamo preventivamente in modo diverso, oppure non la eliminiamo.


Prossimamente…

La prossima settimana troverai su questo sito il quarto post dedicato all’organizzazione efficace di Gmail. Vedremo come utilizzare le funzionalità di ricerca integrate nella nostra casella di posta in 3 modalità: barra, scheda e operatori di ricerca.

Per informazioni su come posticipare la lettura di un’email, puoi leggere il post precedente di questa serie.

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