Il servizio di posta elettronica di Google offre già molte funzionalità predefinite che semplificano il lavoro; ma se riceviamo molti messaggi ogni giorno, è necessario organizzare Gmail in modo efficace, agendo correttamente sulle impostazioni.
Sarà capitato a tutti di perdere nel flusso di mail contenuti importanti. Richiamarli a distanza di tempo non è semplice, e non sempre siamo in grado di risalire con semplicità al mittente, all’oggetto o al periodo in cui abbiamo ricevuto quel messaggio. Quando ricordiamo queste informazioni, la funzione di ricerca integrata in Gmail ci può aiutare, e con risultati egregi.
Non sempre però possiamo ricordare quanto ci occorre. Vediamo quindi in questa serie di articoli alcune funzionalità che ci aiutano ad organizzare Gmail in anticipo, secondo il modo di lavorare che ci è più congeniale. Come sempre il nostro taglio è didattico: mira ad una situazione di lavoro che è quella della scuola. Le indicazioni che trovi qui possono comunque essere facilmente trasportate in altri ambiti lavorativi, con i dovuti adattamenti.
Questa guida si riferisce all’interfaccia web di Gmail. La maggior parte delle indicazioni che trovi qui sono applicabili anche all’utilizzo dell’app di Gmail, con alcune differenze nell’interfaccia. Un numero molto limitato di funzionalità non è presente nell’app, ma solo nell’interfaccia web.
Accedere alle impostazioni e ai menu
Anzitutto, dove dobbiamo mettere le mani? Gmail ha ricevuto negli ultimi mesi aggiornamenti significativi all’interfaccia, che l’hanno allineata al sistema di funzionamento di altri servizi Google, primo fra tutti Drive. Oltre al classico menu di impostazioni, troviamo ora un menu contestuale ad icone che compare solo quando selezioniamo una mail. Come per tutti i suoi prodotti, Google offre una guida online completa e ben organizzata.
Il menu principale di Gmail è accessibile dall’icona a forma di ingranaggio in alto a destra, quindi clicchiamo la voce Impostazioni:
I menu contestuali invece si trovano in due posizioni diverse. Se passo con il mouse sopra alla riga della mail che mi interessa (senza cliccare) compare in fondo alla riga stessa, con poche icone:
Il click con il tasto destro del mouse sulla riga della mail, invece, fa comparire un menu contestuale più ricco, con icone e testo:
Infine, se selezioniamo una mail spuntando il quadratino di selezione ad inizio riga, compare in alto un menu ad icone con le funzioni più frequenti:
Questo menu a comparsa è visibile solo quando una o più mail sono selezionate; diversamente non è visibile.
Impostazioni: la scheda Generali
Se clicchiamo l’icona a forma di ingranaggio e scegliamo Impostazioni, si apre una pagina organizzata in numerose schede. Vediamo ora quali tra le tante impostazioni possono esserci più frequentemente utili per organizzare Gmail in base alle nostre necessità.
Nella scheda Generali possiamo impostare le funzionalità di base, la maggior parte delle quali sono di comprensione intuitiva. Annulla invio ci permette di impostare un tempo fino a 30 secondi per annullare l’invio dell’ultimo messaggio di posta: può essere utile tenerlo al massimo, per correggere sviste di cui ci accorgiamo al volo. Possiamo impostare qui una firma predefinita, così come un risponditore automatico personalizzato in caso ci servisse.
Si trovano in questa scheda anche tutte le opzioni di correzione ortografica, ed eventualmente automatica. Tra le novità più recenti abbiamo le impostazioni di scrittura intelligente. Se attiva, mentre scriviamo una mail ci verrà suggerito il completamento automatico di alcune frasi di uso comune. Attivando la personalizzazione della scrittura intelligente, Gmail ci proporrà completamenti appresi via via dalle email che scriviamo.
Altre due funzionalità sono di tenore simile. La prima è relativa alle risposte rapide, con le quali Gmail ci suggerisce email di risposta brevi e standard in base al contenuto di una mail che abbiamo ricevuto. La seconda riguarda invece i solleciti: se attivi, Gmail ci ricorderà di rispondere ad alcune mail che abbiamo ricevuto e tralasciato.
A volte, dopo aver letto un’email appena ricevuta, abbiamo bisogno di rimandare la lettura più approfondita ad un momento più adatto. Nel prossimo post dedicato all’organizzazione efficace di Gmail, troverai indicazioni sulle varie modalità per posticipare un’email con Gmail.
