Dopo la notifica di Gmail, leggiamo brevemente un’email, ma decidiamo di posticipare la lettura ad un momento più adatto. Vediamo oggi quali funzionalità possiamo utilizzare in queste occasioni, confrontandone vantaggi e limiti.
Nel primo degli articoli dedicati a come organizzare Gmail in modo efficace abbiamo esplorato l’interfaccia web, le impostazioni generali e i menu contestuali. Come sempre possiamo consultare la guida ufficiale di Google per una panoramica su tutte le funzionalità presenti nell’applicazione.
Qui ci concentriamo, come nostra abitudine, sulle soluzioni utili nella didattica e nel lavoro organizzativo a scuola. D’altra parte molti di questi suggerimenti sono facilmente esportabili anche in altre situazioni lavorative.
Email ricevute e non lette
Gmail ci segnala in diversi modi la ricezione di una nuova email. Sul nostro smartphone o tablet riceviamo una notifica push. Nell’interfaccia web o nell’app la voce di menu Posta in arrivo segnala con un contatore il numero di email ancora da leggere; notiamo la stessa cosa sulle altre etichette, se contengono messaggi non letti. Nel momento in cui entriamo nella Posta in arrivo (o nelle altre etichette) le email non ancora lette sono riconoscibili dal carattere grassetto.
Una volta che apriamo l’email, anche se per un breve istante, tutte queste segnalazioni non sono più visibili. Le notifiche push scompaiono dal menu di sistema; il numero del contatore in Posta in arrivo e nelle etichette descresce, e se azzerato non viene più visualizzato; le email in Posta in arrivo non sono più in grassetto. Se dobbiamo tornare a lavorare su quel messaggio, non abbiamo più nulla che ce lo ricordi. Come fare?
Segna come da leggere
Un primo modo che Gmail ci offre per posticipare la lettura di una email consiste nel contrassegnala nuovamente come da leggere. Troviamo la voce di menu per questa operazione in ciascuno dei 3 menu contestuali che abbiamo visto nel primo articolo su come organizzare Gmail.
Passiamo con il mouse sopra la riga dell’email che ci interessa riprendere in seguito. In fondo alla riga compare l’icona di due buste sovrapposte: se ci fermiamo con il mouse sopra questa, leggiamo il testo Segna come da leggere.
La stessa voce di menu si trova nel menu contestuale che compare cliccando il tasto destro sopra la riga dell’email. Inoltre, se selezioniamo l’email con la spunta nel quadratino ad inizio riga, vediamo l’icona tra quelle che compaiono in alto, nel menu orizzontale principale.
Una volta cliccata l’icona, l’email torna ad essere contrassegnata come non letta. Nella casella della Posta in arrivo è nuovamente in grassetto. Il contatore viene incrementato di uno, in qualunque etichetta si trovi il messaggio. Tutto è quasi come se non avessimo mai aperto l’email. Tranne che per un particolare: non riceviamo di nuovo la notifica push sui dispositivi mobili, né ritroviamo questa notifica nella tendina di sistema.
Quando dobbiamo rimandare la lettura di una mail, scegliamo questo metodo solo in un caso. Se sappiamo che saremo noi ad aprire volontariamente Gmail da app o sul web, e lì ci verrà ricordato che abbiamo qualcosa da fare. Se invece pensiamo di non ricordarci di aprire Gmail anche successivamente alla prima ricezione, e preferiamo ricevere una nuova notifica, optiamo per un altro metodo. Come quello descritto qui di seguito.
Posticipare un’email
Passando con il mouse sopra la riga della mail che vogliamo posticipare, troviamo anche un’icona a forma di orologio, con la dicitura Posticipa:
Icona e dicitura identica compaiono nel menu contestuale cliccando il tasto destro del mouse, e in quello orizzontale in alto dopo aver selezionato la mail con la spunta nel quadratino ad inizio riga.
Scegliamo di posticipare l’email: compare un breve menu da cui possiamo scegliere alcune date e orari che Gmail ci suggerisce come predefiniti.
Se le opzioni preimpostate non ci soddisfano, clicchiamo sulla voce Scegli data e ora. Si apre ora una nuova finestra da cui possiamo impostare la data e l’orario che preferiamo:
Posticipare: vantaggi
Sia che abbiamo scelto una delle voci predefinite, sia che abbiamo impostato manualmente data e ora e cliccato su Salva, ora l’email è stata posticipata. Tutto in Gmail ritorna come se non avessimo mai ricevuto quella email. Non compare più nella Posta in arrivo, e non viene conteggiata nei contatori delle email non lette, in qualunque casella o etichetta. Alla data e ora che abbiamo scelto per posticiparla, riceveremo nuovamente l’email come fosse la prima ricezione. E cosa che ci interessa maggiormente, riceveremo una nuova notifica push sui dispositivi mobili – a differenza di quanto accade se la contrassegniamo come non letta.
In realtà, quasi tutto torna come se non avessimo mai ricevuto quella email. Sulla sinistra dell’interfaccia di Gmail, poco sotto la casella Posta in arrivo, troviamo infatti la voce Posticipati. Qui vengono raccolte tutte le email che abbiamo posticipato, fino a che non ci verranno nuovamente notificate. Se clicchiamo su un’email, possiamo rileggerla: l’invio posticipato resterà efficace, in alto a sinistra troviamo l’indicazione dell’ora e data programmate. Se invece vogliamo annullare il posticipo, troviamo sopra l’email aperta la dicitura Riattiva. Cliccandola faremo tornare l’email al suo stato precedente: letta, nella Posta in arrivo e non più posticipata.
Può succedere che abbiamo posticipato l’email, ma vogliamo modificare ora o data del posticipo. Basterà cliccare prima su Riattiva, quindi nuovamente sull’icona Posticipa, e scegliere la nuova data e ora in cui vogliamo riceverla.
Prossimamente…
La prossima settimana troverai su questo sito il terzo post dedicato all’organizzazione efficace di Gmail. Vedremo come mantenere organizzata la nostra casella di posta, esplorando le funzionalità per creare e gestire le etichette.
Per informazioni sulle impostazioni generali di Gmail, puoi leggere il primo post di questa serie.
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