Nella gestione di utenti e gruppi in G Suite, può capitare l’occasione di dover eliminare numerosi alias. In questo periodo, ad esempio, molte scuole stanno facendo o hanno da poco completato il passaggio del dominio da gov.it a edu.it. Aggiungere a G Suite il dominio su edu.it è un’operazione tutto sommato facile e veloce, così come impostarlo come dominio principale. Non è invece così immediata la rimozione del vecchio dominio non più utilizzato.
Quando dalla Console di amministrazione cerchiamo di rimuovere un dominio non più in uso, l’operazione non va a buon fine se sono presenti ancora account legati a quel dominio. E questo vale sia per utenti e gruppi creati su quel dominio, sia anche per tutti gli alias. L’operazione di rimozione potrebbe rivelarsi piuttosto macchinosa, per due motivi.
In primo luogo, quando abbiamo aggiunto il nuovo dominio e impostato come principale, probabilmente abbiamo rinominato utenti e gruppi con l’estensione del nuovo dominio. Durante questa operazione, G Suite trasforma automaticamente i vecchi nomi utente e dei gruppi in altrettanti alias, senza che possiamo impedirlo. Con il risultato che probabilmente avremo numerosissimi alias, di cui forse nemmeno eravamo a conoscenza.
In secondo luogo, tra tutte le operazioni massive che la Console di amministrazione di offre, non esiste al momento una funzionalità per eliminare in blocco gli alias di G Suite. Dobbiamo quindi procedere a mano, o affidarci a qualche add-on di terze parti.
Vediamo oggi come effettuare questa operazione in modo veloce e sicuro. Utilizziamo un Foglio Google, nel quale abbiamo inserito una serie di script richiamabili tramite le funzioni di un menu personalizzato.
Il Foglio di lavoro
Tutte le operazioni che descriveremo in questo articolo sono contenute in un Foglio Google. Il cuore delle funzionalità consiste in una programmazione un po’ articolata tramite Google Apps script, che lavora dietro le quinte del foglio di lavoro. Non è però necessario né conoscere il codice né tantomeno mettere mano alla programmazione. Nel foglio di lavoro si trovano le istruzioni, un menu personalizzato e indicazioni passo passo per ogni operazione.
Chi invece è interessato a capire la struttura dello script e la dinamica della programmazione, può aprirlo come indicato sotto e studiarlo. Sono a disposizione per domande e chiarimenti. Conto di scrivere prossimamente un articolo dedicato alle sezioni dello script.
C’è una sola vera precondizione. Per copiare ed utilizzare il foglio, assicuriamoci di aver fatto l’accesso a Google con un account G Suite con privilegi di SuperAdmin. Le operazioni di ricerca e rimozione degli alias, infatti, sono possibili solo agli amministratori, e non invece agli utenti comuni.
Per iniziare, apriamo il Foglio Google accessibile in sola lettura a questo link: Rimozione alias su dominio inutilizzato
Ora, dopo esserci assicurati di aver fatto l’accesso con l’account giusto (amministratore di G Suite), creiamo una copia del file nel nostro Drive, scegliendo il menu File -> Crea una copia.
Attiviamo le funzionalità del foglio
Solo al primo utilizzo del foglio, dobbiamo eseguire un paio di operazioni per attivare le funzionalità dello script. Scegliamo il menu Strumenti -> Editor di script: si apre così una nuova scheda con lo script che governa le funzionalità del foglio. Ora che siamo sullo script, scegliamo il menu Risorse -> Servizi avanzati di Google:

Nella scheda che si apre, controlliamo che sia attiva la voce Admin Directory API. Se non è attiva, clicchiamo a destra sullo slider grigio, in modo da farlo diventare verde come nell’immagine:

Clicchiamo su OK, e attendiamo qualche secondo che le impostazioni vengano aggiornate.
Ora dobbiamo fornire i permessi allo script. Controlliamo che sia aperto il file base.gs, clicchiamo in alto su Seleziona funzione, scegliamo impostaDomini, quindi clicchiamo sull’icona Esegui – il tasto Play – che troviamo poco più a sinistra della dicitura.

Compariranno alcuni messaggi noti, che ci chiedono di concedere allo script le autorizzazioni per funzionare: confermiamo tutte le richieste. Se durante l’utilizzo del foglio compaiono nuovamente dei messaggi toast simili che ci chiedono di aggiornare le autorizzazioni, confermiamo sempre. Dopo il primo utilizzo di ogni funzionalità, non ci verrà più chiesto.
Adesso il foglio di lavoro è pienamente operativo. Non dovremo più eseguire queste operazioni agli utilizzi successivi. Se invece creiamo una nuova copia del foglio, magari per fare qualche prova e modificare lo script, dobbiamo ripetere questi passaggi iniziali ad ogni copia ulteriore del file.
Utilizzare il foglio
All’apertura del foglio lo script crea un menu personalizzato denominato Funzioni. Cliccandolo, troviamo tutte le funzionalità offerte da questo foglio di lavoro.

Il foglio di lavoro raggruppa diversi fogli, raggiungibili dalle schede in basso. Nel primo – Istruzioni – troviamo la spiegazione dettagliata di tutte le funzionalità del menu. Gli altri fogli vengono compilati in automatico quando scegliamo una funzionalità: possiamo consultarli per verificare gli alias che lo script ha trovato, o per vedere l’esito delle operazioni effettuate.

Per motivi di sicurezza – ed evitare cancellazioni involontarie o erronee di alias e account – ad ogni apertura il foglio viene svuotato, e i parametri precedentemente memorizzati vengono eliminati. Possiamo in ogni momenti ripristinare il foglio anche manualmente con l’ultima funzione del menu, Cancella tutti i dati.
Come prima cosa scegliamo la funzione Imposta domini. Due prompt ci chiedono di inserire il dominio principale di G Suite (quello attualmente in uso) e il dominio degli alias che vogliamo eliminare (il dominio precedente che ora non utilizzeremo più). Lo script memorizza questi dati, che verranno riutilizzati da tutte le altre funzioni del foglio. Possiamo verificare i dati inseriti con la funzione Mostra domini impostati: se non vanno bene, ripetiamo Imposta domini per modificarli.
Il foglio di lavoro permette di agire sugli alias degli utenti e su quelli dei gruppi. È necessario intervenire distintamente, perché lo script utilizza comandi diversi per utenti e gruppi. Come si può notare dalle voci, per ognuna di queste categorie è possibile effettuare due operazioni: una semplice ricerca degli alias, oppure procedere alla rimozione.
Cercare ed eliminare alias
Come indicato nel foglio delle Istruzioni, è sempre bene effettuare la ricerca – che si tratti di alias di utenti quanto dei gruppi – prima di passare alla rimozione. La funzione Cerca utenti con alias, ad esempio, va a leggere tutti gli utenti del nostro dominio, e per ognuno verifica se esiste almeno un alias sul dominio che non vogliamo più utilizzare (dominio alias). Alla fine il foglio Utenti con alias ci mostra la lista con tutti gli account che possiedono uno di questi alias.
Controllata la lista, e verificato che tutto vada bene, possiamo passare alla rimozione degli alias: verranno eliminati tutti quelli che abbiamo visto nella colonna Alias da eliminare. Per farlo scegliamo ora la funzione Rimuovi alias utenti. Questa seconda funzione è identica alla precedente, ma invece di produrre solo una lista degli account individuati – questa volta nel foglio Alias utenti rimossi – procede anche alla rimozione vera e propria. Al termine dell’operazione, se vogliamo fare una controprova possiamo ripetere la funzione Cerca utenti con alias. Se tutto ha funzionato, un messaggio toast ci avvisa che non ci sono alias da eliminare.
Per gli alias dei gruppi due funzioni speculari producono gli stessi risultati in due fogli simili – Gruppi con alias e Alias gruppi rimossi.
Cercare utenti e gruppi del vecchi dominio
Terminate le procedure per eliminare gli alias, può succedere che la Console di amministrazione di G Suite ancora non ci permetta di rimuovere il vecchio dominio. Con tutta probabilità sono rimasti utenti o gruppi sul vecchio dominio che non erano stati trasformati in alias. In questo caso le funzioni viste prima non li individueranno, perché questi sono account principali, e non semplici alias. Le ultime due voci del menu – Dominio inutilizzato – cerca utenti e …cerca gruppi – ci permettono di trovarli.
Queste funzioni hanno un comportamento diverso dalle altre viste finora. Un messaggio toast ci avverte che verrà eseguita solamente la ricerca degli elementi: non saranno eliminati automaticamente né utenti né gruppi. Tale limite nasce per maggiore sicurezza.
Le altre funzioni eliminavano solo alias. Questo significa nessuna rimozione reale di utenti e gruppi, ma solo di indirizzi ‘sinonimi’: quindi nessun pericolo. Qui invece stiamo trattando utenti e gruppi principali: eliminandoli rischiamo di perdere dati significativi. E anche se è possibile rimediare, non sempre l’operazione inversa è così semplice.
Per questo motivo, ho preferito automatizzare la sola ricerca di questi elementi, lasciando l’eventuale operazione di eliminare alias su G Suite ad un intervento manuale. Se abbiamo molti elementi da eliminare, esistono add-on di terze parti che automatizzano alcune procedure. Io mi trovo molto bene con Ok Goldy, installabile dal menu Componenti aggiuntivi di qualunque foglio di lavoro. Oltre alle istruzioni del G Suite Marketplace, si possono trovare indicazioni dettagliate sul sito della sviluppatore: https://www.goldyarora.com/g-suite-addons/ok-goldy/.
Se invece abbiamo bisogno di conservare questi utenti e gruppi, e vogliamo solo liberarci della vecchia estensione di dominio, anziché eliminarli, rinominiamoli scegliendo la nuova estensione di dominio. Il nuovo nome utente (o del gruppo) diventerà il principale, mentre il precedente diventerà automaticamente un alias. Possiamo quindi ora eliminarlo con le funzioni relative agli alias viste sopra.
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Salve,
è possibile creare un foglio di lavoro con editor di script che consenta di modificare il nome ai gruppi? Vorrei cambiare il nome dei gruppi classe, ad esempio classe1a2019@dominio.it deve diventare classe2a2020@dominio.it.
La ringrazio se potrà aiutarmi,
Piera Romano
Sarebbe una funzione molto interessante, anche a me servirebbe
è possibile, ma in base alla complessità dell’indirizzo email scelto diventa un po’ più complesso gestire lo script, e via via più unico – perchè adatto ad una soluzione specifica – e non riutilizzabile da altri. su questo blog condivido soluzioni che siano trasversali e basate sulla mia esperienza; non ho tempo – perchè non è il mio lavoro – di creare soluzioni personalizzate. se avrò tempo di scrivere qualcosa di generico, che poi andrà adattato ai singoli casi specifici, lo pubblicherò qui
per fare un esempio, un nome di gruppo come classe1aplesso@miodominio.it è già molto più gestibile e semplice da impostare per il cambio automatico; se ogni anno si cambiano i nomi inserire l’anno non è necessario, e complica solo la gestione dello script – o anche il cambio manuale del nome
Grazie lo stesso.
Noi abbiamo optato per l’indicazione dell’anno, classe1a2020@modominio.it in maniera tale che l’anno successivo la modifica manuale, in mancanza di script appositi (sic!), avviene molto serenamente, senza confondere i gruppi vecchi con i nuovi e, al contempo, dando la possibilità agli amministratori dei gruppi (nella mia scuola siamo 3) di poter operare indipendentemente senza generare confusione.
Abbiamo appena terminato, pronti a ripartire.
Cordialmente
Vorrei poter rimuovere dall’organizzazione gli account di un gruppo di utenti senza doverli eliminare singolarmente bensì usando come filtro l’appartenenza al gruppo. Questa azione non può essere eseguita dalla Console di amministratore perché non è possibile filtrare gli utenti in base all’appartenenza a un gruppo. Questa operazione è utile per rimuovere rapidamente dall’organizzazione gli account degli studenti dei gruppi delle classi quinte che si sono diplomati al termine del precedente anno scolastico. Sarebbe possibile eseguirla con un foglio simile a questo?
ciao Aldo. in effetti per una scuola sarebbe un’opzione molto comoda, che in console non si trova. nella mia scuola ho optato per inserire gli utenti in unità organizzative per classi (anche se non è la prassi consigliata, semplifica la gestione del cambio anno), e sto lavorando per una funzionalità analoga ai gruppi dinamici per evitare il doppio lavoro: in concreto, io inserisco gli studenti solo nell’unità organizzativa classe, e uno script mantiene aggiornato il gruppo prendendo elenco utenti dall’unità organizzativa. questo naturalmente solo per gli studenti. appena pronto, pubblico questo lavoro. è possibile anche quanto chiedi tu, anzi anche più semplice, ma foglio e script sono da costruire. se sai programmare un po’ con apps script posso darti qualche dritta, altrimenti appena ho un po’ di tempo da dedicare posso buttare giù qualcosa. se ti interessa, puoi iscriverti alla newsletter per ricevere una notifica quando vengono pubblicati nuovi post
se ti interessa, ho pubblicato qualcosa simile a quello che chiedi in questo post, vedi se può fare al caso tuo: https://www.debiagi.cloud/google-workspace/eliminare-utenti-google-workspace-per-gruppo/
buongiorno, ho utilizzato il tuo comodissimo foglio di calcolo con lo script. Sono riuscito ad eliminare gli alias dei gruppi . Non riesco ad eliminare gli alias utenti. Il foglio di calcolo, dopo aver cercato gli alias da eliminare e richiesto la rimozione mi da il seguente messaggio di errore:
GoogleJsonResponseException: Chiamata API a directory.users.aliases.delete non riuscita con errore: Not Authorized to access this resource/api
Come posso risolvere?
Ti faccio presente che non sono riuscito ad aprire l’editor di script- ricevo un messaggio di riprovare piu tardi…
Ti ringrazio
Giovanni
ciao Giovanni. il messaggio fa pensare ad un problema di autorizzazione, e per verificare dovresti proprio aprire lo script e controllare che sia attivata l’AdminDirectory API. tieni presente che da quando ho scritto il post l’interfaccia è cambiata: per attivarla ora trovi sulla sinistra la voce Servizi, clicchi il + che trovi a fianco e scegli il servizio – ora il nome è diventato Admin SDK API. lo clicchi, scegli aggiungi e qui sei a posto. se il problema era questo, alla prossima esecuzione dovrebbe chiederti nuovamente le autorizzazioni: le concedi, rilanci nuovamente lo script e dovrebbe andare
se continui a non riuscire ad aprire l’editor di script, forse dovresti contattare l’assistenza di Google dalla console di amministrazione. tempo fa mi era capitato un problema – diverso – sull’interfaccia di apps script e ho dovuto passare tramite il loro intervento
Notevole, stavo per imbarcarmi nella realizzazione di uno script che facesse esattamente la stessa cosa e poi ho trovato questo.
Mi hai fatto risparmiare un bel po’ di tempo, grazie!
Articolo molto utile ed interessante. Visto che il codice non è disponibile è possibile conoscere almeno l’istruzione per cancellare l’alias in modo da provare a ricostruire il programma o per lo meno fare qualcosa che ci si avvicini? Dove è possibile trovare la documentazione su questo tipo di istruzioni? Google non sembra particolarmente attenta a questi aspetti…
ciao. il codice è disponibile per intero, basta copiare il foglio di lavoro linkato nell’articolo ed aprire l’editor di Apps Script. rispetto a quando è stato pubblicato il post, il menù di accesso è stato modificato: ora dal foglio di lavoro devi cliccare sul menù Estensioni, quindi su Apps Script. anche l’editor ha subito un restyling, ma la navigazione è molto intuitiva. Google in realtà documenta abbondantemente le API e i metodi di Apps Script, solo non sono di immediata comprensione perché dà per scontata la conoscenza di JavaScript e di molte abitudini di programmazione. il sito da cui partire, che funziona un po’ come un portale di raccolta di tutte le risorse più dettagliate, è questo: https://developers.google.com/apps-script/overview