Nella gestione di utenti e gruppi in G Suite, può capitare l’occasione di dover eliminare numerosi alias. In questo periodo, ad esempio, molte scuole stanno facendo o hanno da poco completato il passaggio del dominio da gov.it a edu.it. Aggiungere a G Suite il dominio su edu.it è un’operazione tutto sommato facile e veloce, così come impostarlo come dominio principale. Non è invece così immediata la rimozione del vecchio dominio non più utilizzato.

Quando dalla Console di amministrazione cerchiamo di rimuovere un dominio non più in uso, l’operazione non va a buon fine se sono presenti ancora account legati a quel dominio. E questo vale sia per utenti e gruppi creati su quel dominio, sia anche per tutti gli alias. L’operazione di rimozione potrebbe rivelarsi piuttosto macchinosa, per due motivi.

In primo luogo, quando abbiamo aggiunto il nuovo dominio e impostato come principale, probabilmente abbiamo rinominato utenti e gruppi con l’estensione del nuovo dominio. Durante questa operazione, G Suite trasforma automaticamente i vecchi nomi utente e dei gruppi in altrettanti alias, senza che possiamo impedirlo. Con il risultato che probabilmente avremo numerosissimi alias, di cui forse nemmeno eravamo a conoscenza.

In secondo luogo, tra tutte le operazioni massive che la Console di amministrazione di offre, non esiste al momento una funzionalità per eliminare in blocco gli alias di G Suite. Dobbiamo quindi procedere a mano, o affidarci a qualche add-on di terze parti.

Vediamo oggi come effettuare questa operazione in modo veloce e sicuro. Utilizziamo un Foglio Google, nel quale abbiamo inserito una serie di script richiamabili tramite le funzioni di un menu personalizzato.

Il Foglio di lavoro

Tutte le operazioni che descriveremo in questo articolo sono contenute in un Foglio Google. Il cuore delle funzionalità consiste in una programmazione un po’ articolata tramite Google Apps script, che lavora dietro le quinte del foglio di lavoro. Non è però necessario né conoscere il codice né tantomeno mettere mano alla programmazione. Nel foglio di lavoro si trovano le istruzioni, un menu personalizzato e indicazioni passo passo per ogni operazione.

Chi invece è interessato a capire la struttura dello script e la dinamica della programmazione, può aprirlo come indicato sotto e studiarlo. Sono a disposizione per domande e chiarimenti. Conto di scrivere prossimamente un articolo dedicato alle sezioni dello script.

C’è una sola vera precondizione. Per copiare ed utilizzare il foglio, assicuriamoci di aver fatto l’accesso a Google con un account G Suite con privilegi di SuperAdmin. Le operazioni di ricerca e rimozione degli alias, infatti, sono possibili solo agli amministratori, e non invece agli utenti comuni.

Per iniziare, apriamo il Foglio Google accessibile in sola lettura a questo link: Rimozione alias su dominio inutilizzato

Ora, dopo esserci assicurati di aver fatto l’accesso con l’account giusto (amministratore di G Suite), creiamo una copia del file nel nostro Drive, scegliendo il menu File -> Crea una copia.

Attiviamo le funzionalità del foglio

Solo al primo utilizzo del foglio, dobbiamo eseguire un paio di operazioni per attivare le funzionalità dello script. Scegliamo il menu Strumenti -> Editor di script: si apre così una nuova scheda con lo script che governa le funzionalità del foglio. Ora che siamo sullo script, scegliamo il menu Risorse -> Servizi avanzati di Google:

Nella scheda che si apre, controlliamo che sia attiva la voce Admin Directory API. Se non è attiva, clicchiamo a destra sullo slider grigio, in modo da farlo diventare verde come nell’immagine:

Clicchiamo su OK, e attendiamo qualche secondo che le impostazioni vengano aggiornate.

Ora dobbiamo fornire i permessi allo script. Controlliamo che sia aperto il file base.gs, clicchiamo in alto su Seleziona funzione, scegliamo impostaDomini, quindi clicchiamo sull’icona Esegui – il tasto Play – che troviamo poco più a sinistra della dicitura.

Compariranno alcuni messaggi noti, che ci chiedono di concedere allo script le autorizzazioni per funzionare: confermiamo tutte le richieste. Se durante l’utilizzo del foglio compaiono nuovamente dei messaggi toast simili che ci chiedono di aggiornare le autorizzazioni, confermiamo sempre. Dopo il primo utilizzo di ogni funzionalità, non ci verrà più chiesto.

Adesso il foglio di lavoro è pienamente operativo. Non dovremo più eseguire queste operazioni agli utilizzi successivi. Se invece creiamo una nuova copia del foglio, magari per fare qualche prova e modificare lo script, dobbiamo ripetere questi passaggi iniziali ad ogni copia ulteriore del file.

Utilizzare il foglio

All’apertura del foglio lo script crea un menu personalizzato denominato Funzioni. Cliccandolo, troviamo tutte le funzionalità offerte da questo foglio di lavoro.

Il foglio di lavoro raggruppa diversi fogli, raggiungibili dalle schede in basso. Nel primo – Istruzioni – troviamo la spiegazione dettagliata di tutte le funzionalità del menu. Gli altri fogli vengono compilati in automatico quando scegliamo una funzionalità: possiamo consultarli per verificare gli alias che lo script ha trovato, o per vedere l’esito delle operazioni effettuate.

Per motivi di sicurezza – ed evitare cancellazioni involontarie o erronee di alias e account – ad ogni apertura il foglio viene svuotato, e i parametri precedentemente memorizzati vengono eliminati. Possiamo in ogni momenti ripristinare il foglio anche manualmente con l’ultima funzione del menu, Cancella tutti i dati.

Come prima cosa scegliamo la funzione Imposta domini. Due prompt ci chiedono di inserire il dominio principale di G Suite (quello attualmente in uso) e il dominio degli alias che vogliamo eliminare (il dominio precedente che ora non utilizzeremo più). Lo script memorizza questi dati, che verranno riutilizzati da tutte le altre funzioni del foglio. Possiamo verificare i dati inseriti con la funzione Mostra domini impostati: se non vanno bene, ripetiamo Imposta domini per modificarli.

Il foglio di lavoro permette di agire sugli alias degli utenti e su quelli dei gruppi. È necessario intervenire distintamente, perché lo script utilizza comandi diversi per utenti e gruppi. Come si può notare dalle voci, per ognuna di queste categorie è possibile effettuare due operazioni: una semplice ricerca degli alias, oppure procedere alla rimozione.

Cercare ed eliminare alias

Come indicato nel foglio delle Istruzioni, è sempre bene effettuare la ricerca – che si tratti di alias di utenti quanto dei gruppi – prima di passare alla rimozione. La funzione Cerca utenti con alias, ad esempio, va a leggere tutti gli utenti del nostro dominio, e per ognuno verifica se esiste almeno un alias sul dominio che non vogliamo più utilizzare (dominio alias). Alla fine il foglio Utenti con alias ci mostra la lista con tutti gli account che possiedono uno di questi alias.

Controllata la lista, e verificato che tutto vada bene, possiamo passare alla rimozione degli alias: verranno eliminati tutti quelli che abbiamo visto nella colonna Alias da eliminare. Per farlo scegliamo ora la funzione Rimuovi alias utenti. Questa seconda funzione è identica alla precedente, ma invece di produrre solo una lista degli account individuati – questa volta nel foglio Alias utenti rimossi – procede anche alla rimozione vera e propria. Al termine dell’operazione, se vogliamo fare una controprova possiamo ripetere la funzione Cerca utenti con alias. Se tutto ha funzionato, un messaggio toast ci avvisa che non ci sono alias da eliminare.

Per gli alias dei gruppi due funzioni speculari producono gli stessi risultati in due fogli simili – Gruppi con alias e Alias gruppi rimossi.

Cercare utenti e gruppi del vecchi dominio

Terminate le procedure per eliminare gli alias, può succedere che la Console di amministrazione di G Suite ancora non ci permetta di rimuovere il vecchio dominio. Con tutta probabilità sono rimasti utenti o gruppi sul vecchio dominio che non erano stati trasformati in alias. In questo caso le funzioni viste prima non li individueranno, perché questi sono account principali, e non semplici alias. Le ultime due voci del menu – Dominio inutilizzato – cerca utenti e …cerca gruppi – ci permettono di trovarli.

Queste funzioni hanno un comportamento diverso dalle altre viste finora. Un messaggio toast ci avverte che verrà eseguita solamente la ricerca degli elementi: non saranno eliminati automaticamente né utenti né gruppi. Tale limite nasce per maggiore sicurezza.

Le altre funzioni eliminavano solo alias. Questo significa nessuna rimozione reale di utenti e gruppi, ma solo di indirizzi ‘sinonimi’: quindi nessun pericolo. Qui invece stiamo trattando utenti e gruppi principali: eliminandoli rischiamo di perdere dati significativi. E anche se è possibile rimediare, non sempre l’operazione inversa è così semplice.

Per questo motivo, ho preferito automatizzare la sola ricerca di questi elementi, lasciando l’eventuale operazione di eliminare alias su G Suite ad un intervento manuale. Se abbiamo molti elementi da eliminare, esistono add-on di terze parti che automatizzano alcune procedure. Io mi trovo molto bene con Ok Goldy, installabile dal menu Componenti aggiuntivi di qualunque foglio di lavoro. Oltre alle istruzioni del G Suite Marketplace, si possono trovare indicazioni dettagliate sul sito della sviluppatore: https://www.goldyarora.com/g-suite-addons/ok-goldy/.

Se invece abbiamo bisogno di conservare questi utenti e gruppi, e vogliamo solo liberarci della vecchia estensione di dominio, anziché eliminarli, rinominiamoli scegliendo la nuova estensione di dominio. Il nuovo nome utente (o del gruppo) diventerà il principale, mentre il precedente diventerà automaticamente un alias. Possiamo quindi ora eliminarlo con le funzioni relative agli alias viste sopra.

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