Il file condivisi eliminati da Drive possono dare origine a situazioni problematiche nel lavoro collaborativo a scuola. La gestione delle condivisioni dei file è uno degli aspetti che rende Google Drive uno strumento efficace e veloce per il lavoro collaborativo. Poter aggiungere collaboratori e visualizzatori senza duplicare i file, oltre ad eliminare i problemi di gestione delle copie aggiornate dei documenti, permette a tutti di avere in tempo reale gli ultimi aggiornamenti del file.

Ma se condividere i file in Google Drive risulta un’operazione semplice, dall’interfaccia intuitiva, la situazione si fa più complicata quando eliminiamo i file condivisi. I problemi sorgono in parte per il meccanismo sottostante che regola le diverse situazioni dei file in Drive – ad esempio è diverso se eliminiamo un file di cui siamo proprietari o di cui siamo invece collaboratori. In parte invece si generano per il modo – non sempre lineare ed intuitivo – in cui Drive gestisce l’eliminazione dei file in alcune situazioni particolari.

Le indicazioni di questa pagina, in particolare le varie casistiche prese in considerazione più in basso, sono riferite al momento in cui scriviamo. Eventuali aggiornamenti di Google ai meccanismi di Drive potrebbero introdurre modifiche più o meno rilevanti a quanto descritto qui.

Due principi, alcuni esempi

Cerchiamo quindi di vedere alcuni casi nel dettaglio, per avere una panoramica abbastanza dettagliata del comportamento di Drive che interessa i file condivisi eliminati, e per ricavare alcune linee guida che possono facilitarci la gestione dei file condivisi impostando in anticipo una struttura di condivisione ragionata.

Dobbiamo considerare due grandi distinzioni, che regolano il funzionamento della condivisione e delle situazioni che si creano quando eliminiamo i file.

• la prima distinzione è data dal modo in cui condividiamo il file: avremo un comportamento diverso se abbiamo condiviso direttamente il file, oppure se abbiamo condiviso una cartella e abbiamo poi creato o inserito il file nella cartella condivisa.
• la seconda distinzione è tra chi è proprietario del file – generalmente l’utente che l’ha creato, e che in Drive è indicato a fianco del nome del file, nella colonna Proprietario – e chi invece è collaboratore – che il proprietario ha aggiunto con i permessi di scrittura, o di modifica, o come editor, la terminologia purtroppo anche nell’interfaccia di Drive non è omogenea. La situazione finale del file non sarà la stessa se l’ha eliminato il proprietario, piuttosto che il collaboratore.

Di seguito trovi la descrizione dettagliata di cosa succede quando eliminiamo un file condiviso, di come è possibile trovarlo e ripristinarlo e di chi è autorizzato a compiere queste operazioni. Ogni sezione si riferisce ad un diverso scenario di condivisione, descritto nel paragrafo introduttivo.

Cliccando sull’icona a forma di + puoi espandere le singole voci per trovare la spiegazione analitica della situazione del file.

Eliminare file condivisi direttamente

Il primo gruppo di scenari si riferisce a file condivisi direttamente, che vengono poi eliminati. Quando cioè selezioniamo uno o più file e li condividiamo in quanto file, e non invece perché li inseriamo in una cartella condivisa. In questo caso le proprietà di condivisione si applicano direttamente ai file, e restano in qualche modo attaccate al file stesso: la condivisione diventa una proprietà inerente al file.

Eliminare file da una cartella condivisa

Il secondo gruppo di scenari si riferisce a file di Drive che non sono stati condivisi direttamente, ma che sono stati creati o inseriti in una cartella condivisa e poi eliminati. In questa situazione le proprietà di condivisione non restano attaccate ai file di per sé (come dicevamo sopra), ma si applicano ai file solo fintanto che restano dentro alla cartella condivisa. Tecnicamente diciamo che la condivisione è in questo caso una proprietà ereditata (dalla cartella che contiene i file), e non intrinseca. Dobbiamo ricordare questa situazione per capire alcuni comportamenti diversi dal primo gruppo di scenari, e che potrebbero altrimenti sembrare controintuitivi.

E se invece sposto i file?

Se anziché eliminare i file, semplicemente li spostiamo dalla loro posizione? Cosa succede? La situazione è un po’ più semplice:

• se il file è stato condiviso direttamente, sia il proprietario che il collaboratore possono spostare il file nel proprio Drive a piacimento; nel Drive dell’altro utente non cambierà nulla
• se invece il file si trova in una cartella condivisa e lo spostiamo al di fuori di essa (sia da parte del proprietario che del collaboratore) accade come se avessimo eliminato quel file: puoi quindi consultare gli scenari della sezione precedente

Alcune linee guida

Alla luce di questa varietà di comportamenti in caso di eliminazione, può sembrare non facile gestire in modo ottimale le condivisioni, soprattutto in alcune situazioni di lavoro. A scuola, in particolare, si condividono file che devono rimanere condivisi nel tempo, a volte devono resistere alla rotazione del personale e all’eventuale eliminazione di account, o rimanere pubblicamente disponibili perché pubblicati sul sito web.

In queste situazioni non possiamo permetterci di non aver chiaro il destino di un file condiviso nel momento in cui lo eliminiamo dal nostro Drive; d’altra parte abbiamo visto che i meccanismi soggiacenti l’eliminazione di un file condiviso non sono sempre intuitivi e prevedibili, se non con una buona dose di esperienza.

Prima che si presentino situazioni complicate da gestire, progettiamo le condivisioni in modo ragionato, pensando alla destinazione futura che avranno i file su cui lavoriamo. Diamoci alcune linee guida di lavoro personale, in modo da utilizzare la condivisione dei file piuttosto che delle cartelle tenendo presenti le caratteristiche delineate sopra, e il modo di lavorare che riteniamo più adatto a noi.

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Ho cercato di delineare alcune linee guida che valgono per l’organizzazione e la gestione delle condivisioni nel lavoro collaborativo a scuola. Puoi consultarle nel dettaglio, ed eventualmente prendere spunto per applicarle anche ad altri ambiti lavorativi.