Condividere file in Drive – alcune linee guida

Abbiamo già esplorato i vari scenari che si creano in Google Drive quando eliminiamo un file condiviso con alcuni collaboratori. Alcuni comportamenti inaspettati, o quantomeno poco intuitivi, di Drive danno origine a situazioni ambigue dopo l’eliminazione dei file condivisi che spesso, nel lavoro di scuola, vorremo evitare.

Alle volte condividiamo file per un lavoro per commissioni, il cui prodotto finale dovrà rimanere nel tempo; in altre occasioni i file condivisi devono rimanere accessibili ad una vasta cerchia di persone, magari perché pubblicati sul sito web; oppure abbiamo la necessità di mantenere un lavoro e le sue condivisioni al di là della rotazione del personale della scuola (che si traduce spesso nell’eliminazione o sospensione dell’account).

Ecco perché è necessario dotarsi di alcune linee guida ragionate nel momento in cui decidiamo di condividere file in Drive. O perlomeno ogni volta che i documenti in questione hanno una destinazione che va al di là della semplice collaborazione momentanea su un file specifico, che verrà usato per un tempo limitato.

I permessi: collaboratore e visualizzatore

Il fulcro del meccanismo di condivisione è l’unicità del file. Quelli che intervengono a vario titolo sul file – da chi lo crea a chi può modificarlo, fino a chi può solo leggerlo – non ne hanno copie diverse create a seconda del tipo di utilizzo; tutti invece hanno accesso allo stesso file originale. Il file resta sempre uno, a cambiare sono le autorizzazioni che i vari utenti hanno su quell’unico file: tecnicamente queste autorizzazioni si chiamano permessi. Anche se la gestione dei permessi è gradata con molte sfumature i Drive, per capirne l’ossatura possiamo prendere in considerazione solo le 3 situazioni principali; le altre sono variazioni sul tema di queste.

Nel primo caso l’utente riceve un file condiviso in sola visualizzazione; in questo caso l’utente – il visualizzatore – ha accesso al file con i permessi di sola lettura. Non può agire in nessun modo sul file, nemmeno rinominarlo: l’unica operazione permessa è l’apertura del file per visualizzarlo.

Nella seconda situazione l’utente riceve un file condiviso per la modifica; l’utente – che viene chiamato collaboratore, o editor – ha accesso al file con i permessi di scrittura. Il collaboratore può aprire il file, modificarne il contenuto e rinominarlo: tutti questi cambiamenti si applicano direttamente al file originale. Quindi tutti i collaboratori – compreso l’autore originale del file – vedranno in tempo reale tutte le modifiche, compresa l’eventuale ridenominazione del file.

Il proprietario

La terza ipotesi è quella dell’utente che ha creato il file: questi si dice il proprietario del file. Proprietario e collaboratore hanno praticamente gli stessi permessi sul file, tranne che su alcuni aspetti. Il proprietario è in un qualche modo colui che detiene i diritti ultimi sul file, dal momento che l’ha creato lui. Per questo, anche se il collaboratore può fare praticamente tutto su quel file – modificarlo, persino rinominarlo, ci sono alcune operazioni ultime riservate al proprietario. La più importante di queste è l’eliminazione. Il collaboratore può eliminare il file, ma lo eliminerà solo dal proprio Drive, non invece da quello del proprietario.

L’idea di fondo è quindi che esistono due permessi di base – visualizzazione e modifica, o possiamo chiamarli con i sinonimi visti sopra. A questi si aggiunge la situazione del proprietario, che ha permessi di scrittura più alcuni diritti di ultimo livello sul file.

Condividere file o cartelle?

Quando condividiamo un file, ne impostiamo granularmente le proprietà di condivisione. Possiamo condividerlo anche con più utenti in modi diversi: alcuni in lettura, alcuni in scrittura, e con diversificazioni anche maggiori. Le condivisioni così impostate diventano una proprietà inerente al file stesso, gli restano in un qualche modo attaccate, fanno parte di quel file in quanto file.

Quando condividiamo una cartella, possiamo impostare allo stesso modo le condivisioni in modo differenziato. Le proprietà di condivisione diventano una proprietà inerente alla cartella. Nel momento in cui creo un file dentro a quella cartella, oppure sposto un file esistente dentro alla cartella, quel file acquisisce automaticamente tutte le proprietà di condivisione della cartella, senza che io debba fare nessuna operazione aggiuntiva. Tecnicamente si dice che eredita le proprietà di condivisione della cartella. Il risultato sarebbe stato identico se io avessi impostato le condivisioni direttamente sul file, tranne che per un aspetto: quelle proprietà non diventano parte del file stesso, ma valgono solo fintanto che il file si trova nella cartella condivisa. Se il file viene spostato, oppure eliminato, le proprietà di condivisione non vengono più applicate (perché vengono ereditate solo finché il file si trova in quella cartella).

Notavamo già che questo può generare confusione, o comportamenti poco intuitivi, nel momento in cui eliminiamo file condivisi. In realtà questi comportamenti apparentemente strani seguono la logica sopra delineata: il fatto che quel file abbia acquisito proprietà di condivisione intrinseche piuttosto che ereditate, ne definisce situazione, collocazione e recuperabilità diversa.

I Drive condivisi

Fino a poco fa si chiamavano Drive del Team, recentemente rinominati Drive condivisi, costituiscono una sezione di Drive, distinta da Il mio Drive. Vengono introdotti per risolvere alcune delle problematicità della gestione dei file condivisi nel modo tradizionale.

L’idea di base dei Drive condivisi è il cambiamento del modo di gestire la proprietà dei file. In questa sezione viene anzitutto creato un nuovo Drive condiviso; una volta che l’ho creato e gli ho assegnato un nome, aggiungo i collaboratori a questo specifico Drive condiviso (posso considerarlo come una cartella condivisa). Tutti i file creati dentro a questo Drive condiviso saranno automaticamente condivisi con i collaboratori, come abbiamo visto per le cartelle condivise. La prima differenza sta nella proprietà dei file: il proprietario dei Drive condivisi, e dei file contenuti al loro interno, non è l’utente che crea il file o la cartella, ma l’organizzazione (nel nostro caso, l’Istituto scolastico). La seconda differenza sta nei permessi dei collaboratori: di default essi hanno tutti i permessi sul file, sia quelli di scrittura, sia quelli di ultimo livello che di solito sono riservati al proprietario.

Quindi nei Drive condivisi nessuno dei collaboratori è proprietario dei file, ma tutti possono agire su quei file come se fossero parimenti proprietari. La conseguenza più evidente è che se qualcuno elimina un file, lo elimina definitivamente per tutti (e compare una notifica che lo avvisa di ciò).

Alcune linee guida

Come scegliamo la soluzione migliore per noi? Quelle che seguono sono alcune indicazioni di massima. Non esiste la soluzione giusta per tutti i casi, naturalmente, e alcuni aspetti sono anche soggetti alle abitudini e al metodo di lavoro personale. Possiamo però orientarci in questo modo per rendere efficace il lavoro collaborativo:

  • Se mi serve condividere pochi file per un lavoro di breve durata, e i prodotti di questo lavoro non devono rimanere condivisi a lungo o essere pubblici sul web, posso condividere i file singolarmente
  • Diverso è se mi serve condividere molti file, o per un periodo di lavoro abbastanza lungo (un anno scolastico, ad esempio). Conviene in questo caso condividere una cartella, e creare o spostare dentro a quella i file che mi servirà condividere; questo mi farà risparmiare tempo rispetto alla condivisone manuale e singola dei file
  • Se condivido una cartella, devo essere consapevole però che se qualche utente elimina dei file dal suo interno, la stessa cartella potrebbe essere visualizzata con un numero di file diverso da diversi utenti; questo dipende da chi ha eliminato cosa, per i dettagli vedi la descrizione dettagliata nell’articolo specifico
  • Se condivido una cartella e voglio tenere traccia precisa di un numero elevato di collaboratori o visualizzatori, quando possibile è meglio condividerla con un gruppo, piuttosto che con la lista dei singoli utenti. Così quando avrò bisogno di variare collaboratori o visualizzatori, mi basterà aggiungere o togliere i membri del gruppo. Automaticamente tutte le condivisioni di Drive verranno aggiornate di conseguenza
  • Linee guida – continua

  • Se ho bisogno assoluto che tutti i collaboratori vedano esattamente gli stessi file, anche quanto alcuni vengono eliminati, la scelta ricade sui Drive condivisi; con l’avvertenza che questa soluzione fornisce a tutti i collaboratori i massimi poteri, compresi quelli di creare pasticci, quindi tutti sono avvisati che devono muoversi con responsabilità in questa zona
  • I Drive condivisi sono indicati anche quanto un lavoro di commissione, gruppo, equipe, vede ruotare i componenti nel corso degli anni, ma i file devono rimanere a disposizione di tutti i membri, indipendentemente da chi li abbia creati; nel Drive condiviso sarà sufficiente aggiornare i membri, e tutto è subito a disposizione di chi subentra nel team
  • Linee guida – continua

  • Prendiamo il caso di file o cartelle che devono rimanere a disposizione dell’Istituto, o essere pubblicati sul sito web, o avere comunque una destinazione duratura. Sarebbe buona regola creare uno o più account neutri (ad esempio documenti@dominiodellascuola.edu.it), ed attribuire la proprietà dei file a questi account. Quando i creatori del file dovessero non lavorare più nell’Istituto, o anche solo cancellassero per errore i file, non si creerebbero danni irreversibili. Il proprietario del file risulta l’account di servizio, che naturalmente non cancellerà i file.
  • Nel dubbio – io suggerisco: sempre – non cancellare file condivisi. In G Suite for Edu abbiamo spazio di archiviazione illimitato, quindi il problema di eliminare file per liberare spazio non si pone. Se voglio fare ordine nel mio Drive, posso benissimo creare una cartella Archivio e spostare lì dentro tutti i file che non mi servono più. In questo modo io riordino il mio Drive senza rischiare di eliminare per i collaboratori materiali che a loro potrebbe essere ancora utili.
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