Condividere gli impegni con Google Calendar

Come la maggior parte dei servizi di G Suite, Google Calendar non si limita ad offrirci un’agenda digitale online per organizzare lavoro e attività personali, ma ci permette di condividere singoli impegni o interi calendari con chi desideriamo.

Abbiamo già visto la volta scorsa le funzionalità principali di questo servizio web, applicate in particolare al lavoro nella didattica. Analizziamo oggi le diverse modalità di condivisione degli eventi, mettendole a confronto per scegliere quella più adatta ad ogni situazione. Per una panoramica delle funzionalità principali in questo ambito puoi consultare la sezione apposita della guida ufficiale di Google.

Condividere singoli eventi: gli inviti

Partiamo dalla situazione più semplice. Creiamo un evento in un calendario di Calendar, che sia quello principale o uno creato da noi. Se non abbiamo cambiato le impostazioni del calendario – come vedremo più sotto – solo noi potremo visualizzarlo. Di conseguenza, anche gli eventi creati al suo interno sono visibili soltanto a noi.

Ipotizziamo di essere referenti di una commissione. Stiamo creando un evento per la prossima riunione, e vogliamo che questo evento sia visibile anche ai colleghi che fanno parte della commissione. Nel riquadro di creazione dell’evento troviamo la voce Aggiungi invitati, che la scorsa volta avevamo intenzionalmente tralasciato:

Crea nuovo evento

Scriviamo l’indirizzo email degli invitati nel campo di inserimento: comparirà quindi la lista delle persone invitate.

Prova invito - invitante - prima schermata

Passando con il mouse sul nome di ogni partecipante compaiono due icone aggiuntive, oltre a quella per eliminarlo dalla lista. La prima ci permette di nasconderlo, in modo che quella persona venga sì invitata, ma non sia visibile agli altri partecipanti. La seconda invece contrassegna l’invito come facoltativo per il destinatario. Tratteremo più sotto la funzionalità Visualizza disponibilità ospiti.

Clicchiamo su Salva: se abbiamo invitato persone, un primo box ci chiede di confermare se vogliamo inviare o meno un’email di invito. Nel caso abbiamo invitato persone con account non appartenente al nostro dominio, compare un secondo box di conferma che ci avvisa di questo.

Impostazioni avanzate

Se clicchiamo su Altre opzioni, oppure se stiamo modificando un evento creato in precedenza, ritroviamo la schermata già descritta nello scorso articolo. Anche da qui possiamo invitare chi desideriamo; troviamo il campo apposito sulla destra, sotto la scheda Invitati. Il meccanismo di funzionamento è lo stesso visto sopra.

Ora però possiamo agire anche sulle Autorizzazioni per gli invitati. Di default sono impostate come nell’immagine – ma possiamo modificare la selezione predefinita nelle Impostazioni del calendario, alla voce Impostazioni evento:

Inviti - schermata completa

Volendo possiamo togliere agli invitati la possibilità di estendere ulteriormente l’invito, in modo da essere i soli a gestire la partecipazione. Ed è anche possibile impedire la visualizzazione reciproca dei partecipanti, se fosse necessario. Se invece decidiamo di permettere agli invitati di modificare l’evento, le altre autorizzazioni non saranno più modificabili, in quanto automaticamente selezionate. Questa opzione permette ad esempio di far aggiornare l’ordine del giorno, o aggiungere allegati, ai partecipanti. Unico limite, non è possibile – almeno per ora – impostare le autorizzazioni per i singoli invitati, ma solo massivamente.

Trovare un’orario libero in comune

Un’altra funzionalità avanzata ci permette di trovare un orario comune per tutti gli invitati in modo automatico. Possiamo raggiungerla cliccando – dal riquadro di creazione dell’evento – il bottone Visualizza disponibilità ospiti di cui abbiamo parlato sopra. Nella schermata completa invece dobbiamo cliccare sulla scheda Trova un orario, che vediamo in alto un po’ a sinistra:

Trova orario

In entrambi i casi troviamo affiancati i calendari degli invitati: non possiamo vedere i dettagli, naturalmente, ma solo lo stato di orario libero o occupato. Possiamo così scegliere un momento che non si sovrapponga con gli impegni lavorativi di nessuno. In linea teorica questa funzionalità è utilissima: programmare una riunione che non si sovrapponga con altri dipartimenti, commissioni o impegni collegiali è notevolmente semplificato. C’è però un limite pratico: il gioco funziona solo se tutti gli interessati utilizzano abitualmente Google Calendar per organizzare e condividere gli impegni di lavoro. Diversamente troveremo come liberi orari che in realtà sono già impegnati.

Verificare la situazione degli invitati

Terminate tutte le conferme, le persone risultano invitate, e cliccando sull’evento appena creato troviamo questa situazione:

Condividere Google Calendar - risposte

In alto visualizziamo un prospetto riassuntivo: numero complessivo di invitati, quanti hanno accettato o meno, e quanti invece non hanno ancora risposto. Possiamo inoltre controllare nominativamente la situazione degli inviti. In base alla risposta degli invitati, la rispettiva icona viene contrassegnata con una spunta verde, una crocetta rossa o un punto interrogativo grigio. Quella di chi deve ancora rispondere rimane invece invariata. Come ulteriore conferma, l’organizzatore riceve una notifica via email ogni volta che un invitato risponde all’invito, o modifica la sua risposta.

L’organizzatore dell’evento viene automaticamente contrassegnato con risposta affermativa. Può comunque cambiare il suo stato cliccando sulla riga in fondo, se ad esempio sta organizzando una riunione a cui non partecipa in prima persona.

Finora abbiamo visto inviti in forma nominativa. Può essere utile ricordare che possiamo gestire gli inviti tramite i Gruppi. Si semplifica in questo modo l’immissione degli invitati, e riusciamo a controllare la partecipazione agli eventi in modo più efficace. Come abbiamo visto nell’articolo dedicato a Google Gruppi, quando li utilizziamo non dobbiamo più preoccuparci di aggiornare i singoli eventi. Nel momento in cui cambia la composizione del gruppo ci basterà aggiornare il gruppo stesso. Di conseguenza, eventi di Calendar, condivisioni di Drive, mailing list verranno aggiornati automaticamente per quell’utente, senza che dobbiamo intervenire manualmente. Risparmio di tempo ed organizzazione più efficace.

Condividere un calendario

La modalità di condivisione appena vista è utile a determinate condizioni. Se dobbiamo creare pochi eventi durante l’anno che andranno condivisi con lo stesso gruppo di persone, ad esempio. Oppure se dobbiamo condividere molti impegni, ma con gruppi di persone spesso diversi tra loro. In tutti questi casi è più semplice gestire le condivisioni in modo granulare con gli inviti visti sopra, magari semplificati dall’utilizzo di gruppi.

Se invece dobbiamo invitare lo stesso gruppo a molti eventi durante l’anno, Google Calendar ci offre uno strumento più agevole: condividere a monte l’intero calendario. Naturalmente non condividiamo il nostro calendario principale: ne creiamo uno apposito, destinato unicamente allo scopo per cui stiamo lavorando.

Una volta creato il calendario, apriamo le sue impostazioni come indicato in questa parte dello scorso articolo. Scorriamo un po’ verso il basso: le sezioni che ci riguardano sono Autorizzazioni all’accesso e Condividi con persone specifiche:

Google Calendar: condividere calendario

Seguendo la logica delle condivisioni di Drive – e di altri servizi di Google – anche in Calendar troviamo due modalità distinte per condividere i calendari. La prima – Autorizzazioni all’accesso – ci permette di impostare la condivisione e i permessi dei visualizzatori in modo massivo. Usando Condividi con persone specifiche invece possiamo settare le condivisioni intervenendo singolarmente su utenti o gruppi.

Condividere con persone specifiche

Partiamo ad analizzare la seconda modalità. Se clicchiamo su Aggiungi persone, compare il box in cui possiamo inserire uno o più indirizzi email. Quindi scegliamo dal menu a tendina quali permessi concedere agli utenti aggiunti:

Google Calendar: condividere con persone specifiche

Le diciture sono abbastanza intuitive. A seconda dello scopo del calendario, sceglieremo l’opzione che più si adatta al nostro scopo. A differenza di quanto visto sopra per la condivisione di un singolo evento, possiamo ora settare permessi differenziati per utenti diversi. È sufficiente ripetere l’operazione Aggiungi persone, ed impostare per ogni gruppo di utenti la scelta desiderata. Cliccando su Invia, le modifiche vengono salvate.

Ritroviamo ogni persona e gruppo aggiunti in lista, sotto al proprietario. È sempre possibile rivedere le autorizzazioni in un secondo momento, scegliendo dal menu a tendina, o interrompere la condivisione con la X.

Calendari per l’intera organizzazione

Torniamo ora alla prima modalità che Google Calendar mette a disposizione per condividere un intero calendario. A questo punto è più semplice capirne la logica.

Se nessuna delle due voci è spuntata, il calendario non viene condiviso in blocco. Solo le eventuali persone specifiche indicate poco più sotto avranno accesso, in base alle autorizzazioni loro assegnate.

Per condividere il calendario con tutti i membri del nostro Istituto, scegliamo la seconda voce. La dicitura cambia in base al nome del nostro dominio:

Condividere calendario: dettaglio

Ora possiamo impostare le autorizzazioni con il menu a tendina a destra: ritroviamo le stesse opzioni già illustrate in precedenza. In questo modo tutti quelli che hanno un account nel nostro Istituto visualizzano il calendario, con o senza i dettagli a seconda della modalità scelta.

Calendari per l’organizzazione: casi concreti

Quando può servire questa modalità di condivisione? Tutte le volte che vogliamo far visualizzare un calendario a tutte le persone del nostro Istituto, ma non all’esterno. Può essere il caso del calendario degli impegni comuni di Istituto, oppure quello per la prenotazione della palestra. O ancora, un calendario per le attività dei progetti inseriti nel PTOF.

Attenzione però. Utilizzando questa modalità di condivisione, tutti gli appartenenti al nostro dominio visualizzeranno il calendario. Se stiamo creando una risorsa che vogliamo sia visibile solo al personale, ad esempio, ma non agli studenti, questa opzione non fa al caso nostro.

È possibile anche impostare un calendario con una forma mista di permessi. Potremmo ad esempio creare un calendario con le attività dello Staff di dirigenza: vogliamo che solo i membri possano vedere tutti i dettagli degli eventi. Ci fa comodo però condividerlo con tutta l’organizzazione, senza i dettagli, per sapere quando sono calendarizzate le riunioni di staff e non sovrapporre altri impegni. In questo caso utilizziamo Condividi con persone specifiche e aggiungiamo i membri dello Staff, con l’opzione Vedere tutti i dettagli dell’evento. Dopo aver salvato, andiamo nella sezione Autorizzazioni all’accesso, scegliamo Rendi disponibile per… (la nostra organizzazione), e qui selezioniamo invece Vedere solo disponibile/occupato.

Creare un calendario pubblico

Vediamo infine come estendere al massimo la condivisione del calendario. Facciamo in modo che possa essere visualizzato pubblicamente, senza nessun tipo di restrizione.

Selezionando Rendi disponibile pubblicamente il calendario potrà essere visualizzato da chiunque, anche senza fare l’accesso con un account Google. Un’ulteriore box di promemoria ci avvisa che il calendario sarà rintracciabile anche tra i risultati dei motori di ricerca. Siamo quindi nella situazione di massima condivisione del calendario.

Quando può essere utile questa opzione? Ogni volta che creiamo un calendario per molte persone, di cui non tutte hanno l’account o noi non lo conosciamo. Oppure quando il calendario deve essere consultato tramite un link che diffondiamo, o incorporato in un sito web. Il vantaggio è che non dobbiamo preoccuparci di estendere le condivisioni, avere tutti gli account, intervenire successivamente: chiunque potrà consultarlo. Di contro, non dovrà contenere dati personali o sensibili di nessun tipo, perché consultabile da chiunque, anche tramite ricerca web.

Nella prossima sezione esploriamo quali sono le diverse modalità per rendere disponibili i calendari condivisi. Anticipiamo solo qui un dettaglio che può trarre in inganno. In fondo alla sezione Autorizzazioni all’accesso, sulla quale stiamo intervenendo per la condivisione massiva, vediamo il bottone Ottieni link condivisibile. Se lo clicchiamo, possiamo copiare un link del calendario da distribuire nella modalità che riteniamo più opportuna. Questo link però richiede necessariamente l’accesso a Calendar, quindi richiede un account Google.

Quindi, se abbiamo impostato il calendario come pubblico, questo link non permetterà a tutti di visualizzarlo, ma solo a chi ha un account Google. E dopo aver fatto l’accesso, verrà chiesto di aggiungere il calendario al proprio Calendar: solo allora saranno visibili gli eventi. Se invece vogliamo che il calendario sia veramente fruibile da tutti, scegliamo una delle modalità illustrate qui sotto.

Distribuire un calendario con un link

Abbiamo visto le varie modalità offerte da Google Calendar per condividere singoli eventi, oppure un intero calendario. Nel primo caso, ci viene chiesto volta per volta se vogliamo che gli invitati ricevano una notifica dell’invito via email. Se invece condividiamo un calendario, gli invitati riceveranno una notifica solo alla condivisione iniziale, ma non più per ogni singolo evento. Vediamo ora come possiamo distribuire, pubblicare o rendere disponibile un calendario che abbiamo condiviso.

Una prima modalità è di inviare ai destinatari il link per consultare il calendario via web. Possiamo inviarlo per email, con un’app di messaggistica, via social, o in qualunque altro modo ci sia comodo. Per trovare il link giusto da condividere dobbiamo cercare tra le impostazioni del calendario, e scorrere in basso fino alla sezione Integra calendario. Andiamo alla voce URL pubblico a questo calendario, e copiamo l’indirizzo sottostante. Questo link può essere aperto in qualunque browser, e permette ai destinatari di visualizzare il calendario nella modalità scelta precedentemente.

Se abbiamo condiviso il calendario come pubblico, il link lo visualizzerà direttamente. Se invece stiamo distribuendo questo link ma non abbiamo scelto di condividere pubblicamente il calendario, aprendolo i destinatari vengono avvertiti di non avere le autorizzazioni. Vedranno dunque un calendario vuoto. Basterà correggere le impostazioni e il link riprenderà a funzionare correttamente.

Pubblicare un calendario sul web

Un secondo modo di condividere il calendario di Google Calendar è indicato dalla voce immediatamente sotto, Incorpora codice. Troviamo qui il codice da copiare per incorporare il calendario all’interno di un sito web: tecnicamente si tratta di un iframe. Possiamo così creare un calendario degli impegni dei docenti, e pubblicarlo nell’area riservata del sito web. I docenti visualizzeranno il calendario direttamente dal sito, senza nemmeno dover aprire Calendar.

Un vantaggio notevole di questa soluzione tecnica è che vengono conservati gli stessi permessi e impostazioni che vedremmo consultando il calendario su Calendar. Quindi, anche se pubblicato su un sito, un calendario che sia stato condiviso con persone specifiche verrà mostrato solo agli utenti che hanno fatto l’accesso con l’account giusto. Tutti gli altri visualizzeranno il calendario, ma vuoto, senza nessun impegno (nemmeno con l’indicazione di orario libero/occupato). Con il tasto Personalizza è possibile modificare la modalità in cui il calendario verrà mostrato sul sito web.

Una volta incorporato il calendario, nel sito web verrà visualizzato come un riquadro simile a questo:

Google Calendar: pubblicare calendario

Ogni utente può ora consultarlo dal sito web. Se però qualcuno desidera aggiungerlo al proprio Calendar, basterà cliccare in basso a destra sull’icona a forma di + in campo azzurro. Così facendo, il calendario potrà eventualmente essere consultato anche dall’app Calendar per smartphone, e si riceveranno le notifiche degli eventi.


Prossimamente…

Nel prossimo articolo vedremo come utilizzare Google Tasks per gestire una lista di cose da fare. Esploreremo inoltre le funzionalità integrate di Tasks in Gmail, Calendar e Drive.

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