Alcuni Istituti – come il mio – al cambio di anno rinominano i gruppi classe modificando il nome visualizzato, ma non l’indirizzo email. Ad esempio Classe 2B con mail rinoceronti@miodominio.it (o classe1B_2019-2020@miodominio.it o i formati in uso nelle vostre scuole) diventa Classe 3B con mail invariata (rinoceronti@miodominio.it o classe1B_2019-2020@miodominio.it o i formati in uso nelle vostre scuole). Questo permette di mantenere inalterato l’indirizzo email a cui scrivere (ed evitare quella produzione di alias da rimuovere in caso di modifica anche dell’indirizzo email), e di conservare invariate le condivisioni di Drive o altre app.

Al momento però questa pratica – che ha pro e contro rispetto ad altre metodologie, ma non è il tema di questo post – ha un problema quantomeno fastidioso, e non facilmente risolvibile. I vecchi nomi visualizzati continuano ad essere presentati nell’autocompletamento. Quando da qualunque app iniziamo a digitare Classe 2B… in autocompletamento ci viene presentato sia il risultato corrente (ad es. zebre@…) sia il risultato dello scorso anno (nel nostro esempio rinoceronti@…). Una volta selezionato l’indirizzo, gruppo e membri sono naturalmente corretti. Ma questo comportamento risulta fuorviante, specialmente per il personale neoarrivato, o supplente temporaneo – e in realtà anche per molti altri 🙂

Il motivo tecnico di tutto ciò ha origine negli automatismi dell’app Contatti. Ogni volta che un account ha una prima interazione con un altro account/gruppo – invia una mail, invita in Meet, condivide in Drive… – quell’account/gruppo viene memorizzato dall’app Contatti nella sezione Altri contatti. Al cambio di anno, quando il gruppo viene rinominato, l’app riconosce l’interazione come nuova (infatti il contatto rinominato non è identico a quello già in rubrica) e anziché aggiornare il precedente, ne crea uno nuovo. Da qui la sovrapposizione negli autocompletamenti.

Stavo cercando di buttare giù uno script che – come altri che ho preparato – facesse pulizia ad inizio anno nelle rubriche degli utenti di Workspace eliminando tutti i contatti ‘vecchi’ in modo da non creare confusione, ma al momento non è possibile. Non ci sono infatti metodi che lavorano sulla sezione Altri contatti per modificarli, ma solo per leggerli. L’unica soluzione resta quindi una pulizia individuale da parte di ogni utente, spulciando a mano tutti i contatti di quella sezione… impraticabile.

Ho sottoscritto una richiesta di aggiunta di nuove caratteristiche su Issue tracker – la piattaforma di Google dedicata a questo – perché venga introdotta questa possibilità, che risulterebbe utile a molte scuole nelle operazioni di cambio di anno. Visto che le richieste vengono prese in considerazione solo al raggiungimento di un certo numero di interessati, chiedo a tutti quelli che lo desiderano di supportare questa richiesta – così quando aggiungeranno la caratteristica, termino lo script e condivido.

Come supportare la richiesta

Per supportare la richiesta è sufficiente:

• andare sul link specifico della richiesta: https://issuetracker.google.com/issues/199768096
  consiglio di utilizzare account GMail personale, gli account Workspace devono essere abilitati al servizio per utilizzare Issue Tracker
• accettare i termini di servizio
• cliccare sulla stella grigia in alto a sinistra, e verificare che diventi gialla:

• (opzionale) aggiungere un commento o una richiesta specifica in fondo
  è un luogo per sviluppatori, scrivere con indicazioni brevi e tecnicamente precise, solo se serve un contesto d’uso particolare o una declinazione specifica della richiesta; diversamente la stella gialla è più che sufficiente per votare l’interesse

Grazie a chi vorrà supportare la richiesta!