Come annunciato da un po’ sul blog ufficiale, da marzo 2025 è necessario assegnare licenze Google Workspace for Education per i nuovi utenti creati. La funzionalità è in rollout proprio in questi giorni: se qualcosa nella vostra console di amministrazione non è come indicato in questo post, basta attendere e sarà disponibile molto presto.

Finora esisteva un sistema di licenze ‘implicito’: ogni utente di Workspace for Education riceveva la licenza gratuita di base – la Fundamentals – senza possibilità o necessità di azioni da parte dell’amministratore. Ora invece il sistema si allinea con tutti gli altri prodotti cloud che funzionano a licenza, anche se gratuita. Il cambiamento è accompagnato da altre novità, che renderanno più granulare il controllo da parte degli amministratori. Sono ora disponibili infatti anche licenze solo Gmail, e licenze per utente archiviato. Tutti i dettagli sul nuovo sistema di licenze sono indicati in questo post dell’assistenza di Workspace.

La sorpresa – sicuramente gradita per gli admin – è che non sarà necessario nessun intervento manuale, né ora, né in fase di creazione dei nuovi utenti. A certe condizioni infatti, la procedura per assegnare licenze Google Workspace Fundamentals ai nuovi utenti sarà automatica alla creazione del nuovo utente. Di fatto, in questo scenario nulla cambia rispetto alle procedure adottate fino ad oggi in caso di creazione di un nuovo utente. Vediamo qui di seguito la situazione dettagliata, e le impostazioni da controllare perché tutto si svolga effettivamente in questo modo.

Verifica l’attivazione del nuovo sistema di licenze

Per controllare se il nostro dominio è già migrato al nuovo sistema di licenze, apriamo la console di amministrazione e andiamo nella sezione Fatturazione > Abbonamenti. Come sappiamo, potremmo vedere più o meno abbonamenti (anche gratuiti) attivi, a seconda della situazione specifica della nostra console.

Le linee che dobbiamo cercare per verificare di essere passati al nuovo sistema di licenze sono quelle evidenziate nell’immagine:

Come vediamo, la riga Google Workspace for Education Fundamentals (che era già presente), ora indica il numero di licenze già assegnate e quelle ancora disponibili. Il totale dei due valori indica quante licenze Fundamentals abbiamo complessivamente. Normalmente il numero sarà intorno a 2500, ma la situazione potrebbe variare.

Abbiamo inoltre due nuove righe, per le licenze Utente archiviato e solo Gmail. Normalmente il numero di ognuna di queste sarà equivalente al totale di licenze Fundamentals visto sopra.

Assegnazione automatica al momento del passaggio al nuovo sistema

Possiamo verificare da questa schermata che molte licenze sono già assegnate. Al rollout del nuovo sistema di licenze, infatti, Google ha assegnato in automatico le licenze Fundamentals a tutti gli utenti attivi sul nostro dominio.

Questo ci permette di continuare a lavorare senza discontinuità di servizio: nessuna brutta sorpresa per chi non si accorge subito del cambiamento. Se anche non siamo intervenuti subito, nulla cambia per gli utenti già creati in precedenza sul nostro dominio.

Assegnare licenze Google Workspace for Education ai nuovi utenti

Troviamo un ulteriore aiuto per assegnare licenze Google Workspace Fundamentals agli utenti che verranno creati d’ora in poi. Resta vero, come indicato sul blog di Google, che da adesso in avanti siamo noi a dover assegnare ad ogni nuovo utente la licenza Fundamentals. Ma abbiamo una nuova impostazione in console che ci permette di automatizzare questa assegnazione, liberandoci di fatto da ogni nuova incombenza.

Andiamo da console in Fatturazione > Impostazioni delle licenze, e verifichiamo la sezione Google Workspace.

Se è indicata l’opzione Assegna automaticamente Google Workspace for Education Fundamentals, la licenza base verrà assegnata ad ogni nuovo utente senza che noi dobbiamo fare altro. Naturalmente, controlliamo a sinistra nella struttura delle unità organizzative che questa impostazione sia applicata all’unità organizzativa principale. Se vogliamo questo comportamento sempre, controlliamo che non ci siano eccezioni per le sotto unità organizzative. Se invece dobbiamo creare utenti senza licenza di default, modifichiamo l’impostazione per l’unità organizzativa interessata come di consueto.