Google Gruppi semplifica notevolmente l’utilizzo delle applicazioni di G Suite nel lavoro a scuola. Mailing list, condivisioni di Drive, corsi di Classroom sono solo alcuni ambiti in cui ragionare per gruppi, anziché per somma di utenti, porta vantaggi notevoli. La versione per G Suite offre un controllo avanzato sulle impostazioni che permette di adattare perfettamente le caratteristiche del gruppo alle nostre esigenze.
Il grande numero di opzioni a disposizione, però, rischia di disorientare gli utenti alle prime armi con la gestione di Google Gruppi. Avere un controllo quasi chirurgico sulle impostazioni è utile agli utenti esperti, per adattare il gruppo ad innumerevoli scenari più raffinati. Puoi trovare indicazioni dettagliate sulle funzionalità dell’app nella guida ufficiale di Google.
A scuola ci troveremo più spesso ad avere bisogno di un paio di configurazione di base, che possono essere impostate in modo piuttosto veloce. Vedremo ora dove andare a cercare le opzioni che è importante settare fin da subito, per non perdere tempo tra quelle poco utili. Cercheremo poi di definire un paio di situazioni ricorrenti nel lavoro a scuola: solitamente saranno il gruppo di colleghi o un gruppo di alunni. Valutando quindi come impostare questi diversi gruppi perché siano adatti al tipo di lavoro necessario in quegli scenari.
Accedere all’app e creare un nuovo gruppo
L’applicazione è disponibile per tutti gli utenti con account Google, sia personale che di scuola. Rispetto alla versione personale di Gruppi, quella di G Suite offre una serie di controlli aggiuntivi che si basano sulla struttura organizzativa dell’Istituto. Per aprire l’app facciamo il login con le credenziali G Suite, in alto a destra clicchiamo sui 9 quadratini o pallini – e scegliamo Gruppi:
Si apre a questo punto la homepage del nostro Google Gruppi. Possiamo visualizzare i gruppi di cui facciamo parte con il tasto I miei gruppi, oppure effettuare una ricerca tra tutti i gruppi creati nel nostro Istituto cliccando Sfoglia tutti.
Troviamo inoltre, poco più in alto, il tasto per creare un nuovo gruppo. I primi passi sono piuttosto semplici: veniamo portati ad una schermata dove inserire le informazioni essenziali per creare il gruppo. Potremo successivamente aprire le impostazioni del gruppo per intervenire anche sulle altre opzioni, oppure per modificare le informazioni inserite nella procedura di creazione.
Quali tipi di gruppo a scuola?
Prendiamo in considerazione la creazione di due tipi di gruppi che utilizzeremo nella maggior parte dei casi a scuola.
Il primo è un gruppo di colleghi, utilizzato per semplificare le comunicazioni via mail e le condivisioni di materiali. In questo gruppo avremo autorizzazioni a maglie un po’ più larghe, perché solitamente tutti i membri devono poter interagire in modo paritetico nel lavoro collaborativo.
Il secondo è un gruppo di alunni, solitamente una classe, utilizzato per il lavoro didattico. In questo gruppo avremo bisogno dell’interazione di tutti i membri, ma in alcuni casi vorremo che gli alunni abbiano qualche restrizione.
Potremmo aver bisogno, con il tempo, di qualche variazione sul tema per esigenze diverse; a quel punto saremo abbastanza esperti per muoverci tra le impostazioni che possono servirci per creare gruppi più adatti alle nostre nuove esigenze.
Impostazioni per il nuovo gruppo
Per creare un gruppo di colleghi inseriamo solitamente questi dati:
- Nome del gruppo: è il nome che verrà visualizzato come mittente delle mail; dovrebbe essere descrittivo del tipo di gruppo
- Indirizzo email del gruppo: l’indirizzo da utilizzare per inviare al gruppo intero (o in Drive per le condivisioni, in Classroom…). L’interfaccia ce ne propone uno ricavato automaticamente, ma possiamo modificarlo. Meglio un indirizzo email breve e semplice
- Descrizione del gruppo: facoltativa
- Lingua: italiano
- Tipo di gruppo: lasciamo Mailing list; sono possibili altre opzioni per utilizzi più dedicati del gruppo, a scuola normalmente non ci serviranno
- Autorizzazioni di base: queste opzioni incidono sensibilmente sul modo in cui il gruppo funzionerà. Impostiamo per ora le cose nel modo più basilare, poi potremo ritoccarle in seguito
- Visibilità del gruppo: Tutti i membri del gruppo
- Visualizza argomenti: Tutti i membri del gruppo
- Postare: Tutti i membri del gruppo
- Unisciti al gruppo: Solo utenti invitati
In alcuni casi serve un gruppo per le comunicazioni in una sola direzione: i membri ricevono le mail, senza però poter rispondere. Ad esempio un gruppo che contiene tutti i docenti della scuola, usato dalla segreteria per inviare le circolari. In questo caso scegliamo alla voce Postare l’opzione Amministratori del gruppo: le risposte dei membri non saranno permesse, evitando scambi di mail non utili.
Per un gruppo di alunni inseriamo le stesse impostazioni; possiamo di nuovo modificare la voce Postare in Amministratori del gruppo se vogliamo che solo gli insegnanti postino e non invece gli alunni. Potrebbe una modalità di lavoro da utilizzare con gli alunni più piccoli. Oppure una limitazione iniziale come precauzione, per autorizzare poi alla scrittura anche per gli alunni in un secondo momento.
Clicchiamo sul tasto rosso Crea in alto: il nuovo gruppo è pronto.
Accedere alle impostazioni complete
Ora che il gruppo è stato creato, lo ritroviamo dalla schermata principale di Google Gruppi, cliccando il tasto I miei gruppi. Compare la lista di tutti i gruppi creati da noi o di cui facciamo parte. Per accedere alle impostazioni clicchiamo sulla voce Gestisci gruppo che si trova subito sotto il nome. Se questa voce non è presente, significa che non sei amministratore di quel gruppo, ma solo membro.
Compare a questo punto la schermata con tutte le impostazioni del gruppo. Sulla sinistra trovi un menu molto dettagliato, con 6 voci principali: Membri, Messaggi, Impostazioni, Autorizzazioni, Ruoli e Informazioni. Cliccando su ognuna di queste voci, si aprono i sottomenu che dobbiamo utilizzare per apportare le modifiche.
Ci soffermiamo ora sulle voci che ci interessano per l’uso a scuola, tralasciando quelle poco utilizzate. Vedremo come sopra quali impostazioni sono consigliate nei vari scenari di utilizzo. Clicca sul + a destra per espandere la voce che ti interessa.
Membri
Le voci che ci interessano sono Tutti i membri, Invita membri e Aggiungi membri direttamente.
Per aggiungere nuovi membri al gruppo utilizziamo la voce Aggiungi membri direttamente. Inseriamo gli indirizzi email degli utenti che vogliamo aggiungere, separandoli con una virgola, scriviamo un breve messaggio di benvenuto e clicchiamo in alto sul tasto azzurro Aggiungi. Gli utenti fanno ora parte del nostro gruppo, senza bisogno di alcuna azione da parte loro. Se non desiderano far parte di questo gruppo, potranno manualmente revocare la loro adesione, entrando nelle impostazioni del loro Google Gruppi. Ma per il momento non devono fare altro, sono inseriti automaticamente nel gruppo.
Possiamo anche aggiungere nuovi membri dalla voce Invita membri. La procedura è quasi identica, con la differenza che in questo secondo caso gli utenti non sono aggiunti automaticamente. Ricevono invece una mail di invito al gruppo: per entrare devono accettare l’invito, e solo da quel momento in poi fanno parte del gruppo. Nell’utilizzo a scuola è consigliabile usare la funziona Aggiungi membri direttamente. Diversamente colleghi o alunni non riceveranno mail, condivisioni di Drive o Classroom finché non accetteranno l’invito, rischiando di perdere comunicazioni o materiali importanti.
Dalla voce Gestisci membri invece possiamo controllare la situazione in tempo reale dei componenti del gruppo. Se riceviamo segnalazioni di problemi o non ricezione di mail, possiamo controllare qui se l’utente fa parte o meno del gruppo, ed eventualmente aggiungerlo. Oppure nelle varie colonne possiamo trovare la segnalazione di eventuali problemi. Possiamo inoltre aggiungere un utente (un collega ad esempio) come amministratore del gruppo: lo selezioniamo con il quadratino ad inizio riga, clicchiamo in alto il tasto Azioni, quindi Aggiungi al ruolo -> Gestore.
Messaggi
La voce Messaggi in attesa mostra i messaggi in attesa di approvazione, perché sospettati di essere spam. Da qui possono essere approvati o eliminati definitivamente. Quasi certamente questa voce non ci servirà a scuola.
Impostazioni
Le voci di questa sezione non contengono opzioni su cui è necessario intervenire. Possiamo lasciare tutto come predefinito, qualunque tipo di gruppo stiamo creando per il nostro Istituto.
Autorizzazioni
Alla voce Autorizzazioni di base troviamo quasi tutte le impostazioni che abbiamo inserito in fase di creazione del gruppo. Se abbiamo bisogno di modificarle, questa è la sezione giusta. In fondo è presente anche una voce ulteriore: Consenti ai nuovi utenti non in [dominio della scuola]. Selezioniamo questa casella se vogliamo aggiungere membri al gruppo con indirizzi non appartenenti alla G Suite di Istituto. Normalmente sarà bene non selezionare la casella: gruppi di docenti o alunni vengono gestiti in modo adeguato se gli utenti utilizzano l’account G Suite, e non quelli personali. Se invece stiamo creando un gruppo dove è necessario inserire un indirizzo non G Suite (ad esempio la mail istituzionale della scuola per inoltrare circolari, o le mail dei genitori per il gruppo del Consiglio di Istituto), dobbiamo selezionare questa casella. Diversamente, quando andiamo ad aggiungere membri con una mail non appartenente al dominio, verrà segnalato un errore.
Le altre voci di questa sezione non contengono nulla da modificare, possiamo lasciare tutto invariato.
Ruoli
In questa sezione non c’è nulla su cui intervenire.
Informazioni
Le voci Informazioni generali e Visibilità del gruppo ci presentano le altre opzioni che abbiamo inserito in fase di creazione del gruppo. Possiamo usare questa sezione se vogliamo modificarle successivamente. Le altre voci non presentano opzioni su cui è necessario intervenire.
Segnaliamo solamente che la voce Avanzate contiene la sezione per eliminare il gruppo definitivamente, se ne avessimo necessità. La dicitura Avanzate non è molto di aiuto, ma sappiamo che in caso dovessimo eliminare il gruppo questo è il posto giusto dove cercare.
In sintesi
Se vogliamo quindi sintetizzare i passaggi necessari, e validi per la creazione di ogni tipo di gruppo nella nostra scuola, procediamo così:
- creiamo il gruppo inserendo le informazioni richieste; nella voce Autorizzazioni di base -> Postare scegliamo se possono scrivere tutti i membri o solo i proprietari, in base allo scopo del gruppo
- andiamo nelle impostazioni del gruppo
- se sarà necessario inserire utenti non del nostro dominio, scegliamo Autorizzazioni -> Autorizzazioni di base e spuntiamo la voce Consenti ai nuovi utenti non in…
- alla voce Membri aggiungiamo gli utenti nella modalità che preferiamo: Invita membri o Aggiungi membri direttamente
- per la gestione successiva del gruppo (membri nuovi o da eliminare, segnalazione di problematiche…) usiamo la voce Membri -> Tutti i membri
