Integrare nel sito web la galleria dei modelli di Google Documents

Tra le funzionalità di G Suite che rendono più efficiente il lavoro di amministrazione digitale nella scuola, trovo che la nuova Galleria dei modelli di Google Documents sia una delle più utili. Non solo infatti offre la possibilità di predisporre una serie di modelli che possono essere usati dagli utenti, ma offre un’esperienza d’uso facile, intuitiva, e senza bisogno di conoscenze o spiegazioni da parte dell’utente finale.

La modulistica di Istituto

Facciamo un esempio: la modulistica. Se prepariamo una serie di modelli per il nostro Istituto, possiamo caricarli nella Galleria, divisi per quante categorie vogliamo. Ecco che possiamo dividere la modulistica per categorie di utenti (Docenti, ATA, Famiglie), per tipologia (modulistica didattica, amministrativa, e così via) o secondo i criteri che più riteniamo validi.

Ma non basta. Se un utente si reca nella Galleria (raggiungibile dall’app Documenti, nel nostro caso, e visibile in alto come menu veloce, espandibile con un click), è sufficiente cliccare sul modello desiderato: in automatico l’applicazione crea nel Drive dell’utente una nuova copia del modello, con lo stesso nome, e la apre pronta per essere modificata. L’utente non ha bisogno di aprire documenti in sola visualizzazione, crearne una copia, e così via: un click ed è pronto per lavorare.

Integrazione nel sito web

E se volessimo integrare nel nostro sito web questa Galleria? Per un effetto di buona integrazione con il sito del nostro Istituto, sarebbe il caso di inserire in una pagina dedicata (magari divisa per sezioni, che ricalcano le categorie della modulistica) i link ai modelli in modo da ottenere il comportamento visto sopra. Ma purtroppo qui si fermano le nostre speranze: tutto quel lavoro in automatico che abbiamo descritto viene ottenuto solo se apriamo la galleria da Google Documenti. Non esiste un link ai modelli che con un solo click ci riproduca esattamente quella situazione di documento copiato, aperto e pronto all’uso.

Alla data odierna l’assistenza di G Suite dice che questa funzionalità è auspicabile, ma attualmente non supportata, e si augurano che possa presto essere introdotta 🙂

Quasi una soluzione

Ispirandomi ad alcune soluzioni trovate nei forum dedicati per problemi diversi da questo, ho messo insieme la procedura che trovi di seguito. Ci permette di ottenere un link ai modelli che riproduce quasi lo stesso effetto del click dalla Galleria.

  • una volta creato il documento e caricato nella Galleria dei modelli, lo condividiamo in sola lettura con tutti i membri dell’organizzazione; possiamo ora vedere il link da condividere che termina con /edit?usp=sharing, ad esempio https://docs.google.com/document/d/[…]/edit?usp=sharing
  • copiamo il link, lo incolliamo in un editor di testo qualunque, e modifichiamo la parte finale /edit?usp=sharing in /copy?title=nomedelfilechevogliamo
  • sostituiamo a nomedelfilechevogliamo il nome che dovrà avere la nuova copia del file per l’utente (normalmente potrà essere lo stesso nome del modello, ma potremmo anche cambiarlo)
  • ora copiamo il nuovo link, e lo inseriamo nella pagina del sito contenente la modulistica

Seguendo questa procedura creiamo tutti i link della pagina della modulistica. Ora quanto un utente clicca su un link, dietro le quinte viene riprodotta in automatico tutta la procedura che desideriamo: nel suo Drive viene generata una nuova copia del modello, con il nome che abbiamo impostato noi (senza la dicitura iniziale Copia di…). L’unica differenza – rispetto a quanto accade se clicchiamo il modello dalla Galleria di Google Documenti – è che dopo il click ci compare una schermata di conferma, che ci chiede se vogliamo aprire una nuova copia del file. Se accettiamo, tutto prosegue come abbiamo visto: si apre una nuova scheda con la copia del modello già modificabile.

Copia documento galleria

Alla fine della procedura dunque l’unica differenza risiede in quella schermata in più di conferma: non viene richiesto all’utente di conoscere nessuna procedura preliminare, e anzi, la schermata di conferma può essere un’indicazione utile per gli utenti meno esperti, che in questo modo sanno per certo di lavorare su una copia personalizzata del modello e non sull’originale.

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